Op Culturele vacatures zien we regelmatig vacatures langskomen die gaan over het digitaliseren van diverse collecties. Om meer te weten te komen over deze belangrijke maar toch vaak onbekende wereld van het digitaliseren spraken we met Herman Gelton, Projectleider Digitalisering bij het Nieuwe Instituut en met Frank Loggen, Senior Medewerker Digitalisering van Naturalis. Zo hopen we een beeld te schetsen van wat er zoal bij het digitaliseren in de cultuursector komt kijken: hoe doen organisaties dit, waar lopen ze tegenaan, en welke ontwikkelingen zijn er in het werkveld?
Digitalisering verwijst naar de omzetting van analoge informatie naar een digitale vorm. Digitalisering gaat niet alleen over het digitaal opslaan van gegevens; de overstap naar digitale informatie-opslag draagt ook bij aan meer efficiëntie in werkprocessen. Digitale informatie is namelijk – in tegenstelling tot analoge informatie – op elk moment beschikbaar, voor iedereen die er toegang tot heeft. Kennisinstituut cultuur & digitale transformatie DEN onderscheidt de termen ‘digitalisering’, ‘digitisering’ en ‘digitale transformatie’. Voor dit artikel houden we de meest gangbare term ‘digitalisering’ aan. Digitiseren staat voor het omzetten van analoge informatie naar nullen en enen, zodat het digitaal opgeslagen, gedeeld en verwerkt kan worden. Digitalisering is het gebruiken van digitale technologieën om processen en prestaties te verbeteren.
Digitale transformatie – een continue verandering van de gehele organisatie, gedreven en ondersteund door het toenemend gebruik van digitale technologieën (S. Jansen, 2022) – is geen nieuw fenomeen in de cultuursector, maar heeft de afgelopen jaren wel aanzienlijke vaart gekregen. Een transformatie die, volgens Cultuurmonitor, kansen biedt in de vorm van nieuwe, aanvullende en verrijkende mogelijkheden op het gebied van creatie, distributie, publieksbereik, consumptie en archivering. Digitalisering opent (internationale) samenwerkingsmogelijkheden en stelt ons in staat om cultuur te bewaren voor toekomstige generaties. Door toegenomen technologische mogelijkheden benut de culturele sector steeds meer, en op meer manieren, digitalisering. Het proces van digitalisering verschilt echter enorm in de verschillende gebieden van de cultuursector: je kunt je voorstellen dat het digitaliseren van een film een compleet ander proces is dan het digitaliseren van schetsen, of insecten.
Van scanner in de keuken naar Digilab
Het Nieuwe Instituut heeft een architectuurcollectie van zo’n 130 jaar oud (1890 – nu), die bestaat uit 700 archieven en verzamelingen met 4 miljoen documenten: ongeveer 1,4 miljoen tekeningen, 300.000 foto’s, schetsen en correspondenties, allemaal van Nederlandse architecten, stedenbouwkundigen en beroepsverenigingen. De collectie behoort wereldwijd tot de grootste collecties op het terrein van de architectuur. Het gehele ontwerpproces wordt bewaard, van eerste schets tot definitief ontwerp. Herman Gelton stond aan de wieg van het digitaliseren van deze enorme collectie: “Rond 2008 werd aan mij gevraagd of ik wat materiaal kon digitaliseren; ik ben toen begonnen met een bureautje en A4-scanner in de keuken. Al snel bleek dat geheel onvoldoende te zijn, we zijn toen opgeschaald naar meerdere A0 doorvoerscanners, A3-scanners en een groter team, in ploegendiensten – zo zijn de eerste stappen gezet. Er werd een kamer opgebouwd, alles werd afgesteld en richtlijnen werden verscherpt. Sindsdien zijn we steeds professioneler geworden.” In 2021 kwam een grote verandering: de omslag van scanner naar fotografie. “Werken met fotoapparatuur is minder belastend voor het materiaal, sneller – met 1 klik heb je een opname – en de kwaliteit is beter. Nadeel is wel dat het een stuk ingewikkelder is geworden, door alle instellingen.”
Het digitaliseringsproces wordt niet willekeurig uitgevoerd. Jaarlijks worden er plannen gemaakt met de conservatoren, om te bepalen welke archieven worden gedigitaliseerd en welke projecten van belang zijn. “Een woonhuis is vaak minder belangrijk dan een openbaar gebouw als een ziekenhuis,” legt Herman uit. Diverse factoren spelen een rol in het digitaliseringsplan: de fysieke staat, maatschappelijke relevantie, samenhang met andere archieven en de vraag van gebruikers. Ook wordt er soms in opdracht gedigitaliseerd, voor een onderzoek of publicatie.
“Een woonhuis is vaak minder belangrijk om te digitaliseren dan een ziekenhuis.”
Architectuur Dichtbij
Door een grote subsidie van het OCW (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), is het proces de afgelopen vijf jaar in een stroomversnelling gekomen. Architectuur Dichtbij is een zesjarig programma van het Nieuwe Instituut, gericht op het vergroten van de zichtbaarheid en het duurzaam toegankelijk maken van de Rijkscollectie voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw. “Met dit geld proberen we de collectie te conserveren, te restaureren, maar ook digitaal zichtbaar te maken voor een zo breed mogelijk publiek, zodat het gebruikt kan worden voor onderzoek, hergebruik of gewoon uit interesse,” vertelt Herman. Het Nieuwe Instituut heeft voor Architectuur Dichtbij afgesproken dat ze ongeveer 300.000 foto’s (externe digitalisatie) en 270.000 tekeningen digitaliseren en online toegankelijk maken in zes jaar tijd. “Linked Open Data, machine learning en datavisualisatie bieden nieuwe mogelijkheden om de collectie te ontsluiten.”
Subsidie
Herman benadrukt hoe belangrijk subsidie is voor digitalisering: “Hoe uitgebreid je bezig kunt zijn met digitalisering is voor een gedeelte afhankelijk van funding. Wij hebben geluk dat we subsidie hebben, en een solide team van vijf personen. In 2021 hebben we een hele nieuwe studio kunnen samenstellen – het Digilab – waar alle apparatuur voor digitalisering en nabewerking bij elkaar zijn gekomen in een speciale ruimte. Alle scanners zijn toen vervangen door diverse camerasystemen: dit biedt meer flexibiliteit, snelheid en hogere kwaliteit.” De belangrijkste camera die het Nieuwe Instituut gebruikt voor de digitalisering is de Phase One IXG, een camera van 60.000 euro, speciaal voor cultureel erfgoed. “Deze geavanceerde camera kan beelden opnemen tot 1.50 meter: een werk gaat op een glasplaat die wordt dichtgedrukt, automatisch wordt de camera getriggerd en verschijnt het beeld op de computer, gelijk uitgesneden en rechtgezet.” En er komen nog meer kosten kijken bij het inrichten van een digitaliseringsruimte. “Je moet de ruimte inrichten met werkplekken, computers, software, camera’s, lampen; je moet een opnametafel hebben en opgeleid personeel – dat is een forse investering die niet voor iedere instelling haalbaar is.”
“Hoe uitgebreid je bezig kunt zijn met digitalisering is voor een gedeelte afhankelijk van funding.”
Van microfiche naar Linked Open Data
Volgens Herman is er elke zoveel jaar een grote verandering in digitalisering. “Vroeger werd alles opgenomen op microfiche, zwart-wit met veel contrast, waardoor je veel (kleur) informatie verliest. Toen kwamen er scanners. Van die eerste digitaliseringen wordt al veel opnieuw gescand omdat het niet voldoet aan de huidige normen. De kwaliteit van digitalisering is nu zo hoog dat je zou kunnen zeggen: veel beter kan het niet.” Iets wat nadelig zou kunnen zijn voor digitalisering van organisaties, is de vermindering van consumentenfotografie. “Dit heeft ook gevolgen voor industriële fotografie. Ik denk dat er komende tijd meer specialistische bedrijven gaan komen die alleen apparatuur bouwen voor de erfgoedsector.”
Op dit moment wordt gekeken of het eigen collectieplatform van het Nieuwe Instituut uitgebreid kan worden, en er wordt een nieuw portaal ontwikkeld. De bedoeling hierbij is dat er veel Linked Open Data opkomt, die gebruikt kan worden voor machinelearning en data visualisatie: allemaal nieuwe mogelijkheden om links te ontsluiten. “Je kunt je voorstellen dat er veel instellingen zijn met digitale collecties, maar die data is soms versplinterd. Juist het aan elkaar koppelen van die data is heel interessant. Door via machine learning en Linked Open Data stukjes informatie aan elkaar te knopen, kun je beter verhalen vertellen en onderzoek doen.”
“Door via machine learning en Linked Open Data stukjes informatie aan elkaar te knopen, kun je beter verhalen vertellen en onderzoek doen.”
Born digital materiaal en auteursrecht
Waar een architect vroeger op papier tekende, werkt een architect vandaag de dag digitaal; born digital materiaal. Hoewel dat misschien makkelijker lijkt, is dat zeker niet het geval, aldus Herman. “Het zijn vaak samengestelde documenten met links naar een map in een werkstructuur, maar als die links verbroken zijn kan het dat de plaatjes in een ontwerp niet meer zichtbaar zijn. Daarnaast zijn er experimentele programma’s en bestandsvormen die in de jaren ‘80 of ‘90 gebruikt werden, die nu helemaal niet meer bruikbaar zijn, of ze draaien alleen op oude hardware. Een ander probleem dat ontstaat bij 3D-modellen is dat je ze plat kunt omzetten in een duurzame PDF, maar daarbij gaat vaak allerlei informatie verloren qua 3D-gegevens.”
Iets waar het Team Digitalisering ook tegenaan loopt is dat er rekening gehouden moet worden met auteursrecht. “Het liefst zou je willen dat alles zonder al te veel beperkingen online kan worden gezet, maar er zit vaak auteursrecht op bijvoorbeeld fotografie. In de collectie zit werk van meerdere professionele fotografen, maar ook de architect zelf is vaak fotograaf. Soms staat achterop de afdruk informatie over de fotograaf, maar in veel gevallen is dit onduidelijk. Wanneer het niet te achterhalen is, geldt dit als ‘verweesd’ werk. Is de maker wel bekend, dan moet worden bepaald: valt dit werk in het publieke domein of is het auteursrechtelijk beschermd? Wat zijn dan de mogelijkheden om het te tonen?” Een lastig klusje, waarvoor het Nieuwe Instituut een samenwerkingsverband is aangegaan met auteursrechtenorganisatie Pictoright.
“Het is leuk om te zien wat er is gebouwd – of juist niet is gebouwd. Het laat zien hoe de gebouwde omgeving er ook uit had kunnen zien.”
Ondanks deze uitdagingen gaat Herman met plezier naar zijn werk. “Elke dag leer je iets nieuws, zowel vanuit technische als culturele blik. Iedere map die je opentrekt is weer een verrassing.” Als Rotterdammer kijkt hij nu met een andere blik naar zijn stad dan voorheen. “Het is leuk om te zien wat er is gebouwd – of juist niet is gebouwd. Het laat zien hoe de gebouwde omgeving er ook uit had kunnen zien. Voor de Euromast zijn bijvoorbeeld verschillende ontwerpen geweest: voor hetzelfde geld had er iets heel anders gestaan! Op die manier heeft mijn werk invloed op hoe ik de plek waar ik woon ervaar.”
Grootste collectie van Nederland
Een hele andere collectie is die van Naturalis, onderzoeksinstituut en natuurhistorisch museum in Leiden. Frank Loggen, bioloog, begon als vrijwilliger bij Naturalis, en coördineert nu een team dat de digitalisering collectiebreed aanpakt. “Dat is een relatief nieuwe aanpak, digitalisering was voorheen ingericht per deelcollectie. Voor 2010 waren er alleen Excelsheets en databases; in 2011 kwam er een groot registratiesysteem, waardoor alle digitalisering meer gecentraliseerd werd.” Naturalis heeft de grootste collectie in Nederland. Als je elk opgeprikt insectje meetelt zijn er 43 miljoen objecten. “Het is een extreem diverse collectie: insecten, collecties op alcohol, nat materiaal, droog materiaal, van miniscuul tot levensgroot – er is zelfs een speciaal XL depot met grote beesten als walvissen.” Van het oude Naturalis museum [in 2019 opende het nieuwe gebouw, red.] zijn depots gemaakt, en daarnaast heeft Naturalis een collectietoren met veertig depots.
Wat het digitaliseren bij Naturalis volgens Frank uitdagend maakt, is precies deze variëteit aan collecties. De collectie bestaat uit verschillende rijkscollecties die bij elkaar zijn gevoegd. Zelfs de planten, de botanie afdeling, is al een fusie van drie verschillende herbaria. “Herbarium vellen zijn platte stukken papier waar de plant droog op zit gemonteerd,” legt Frank uit. “Maar er is nooit afgesproken welk formaat papier ze daarvoor gebruiken, dus dat zijn allerlei formaten. Zo zie je de historie – een mengelmoes aan achtergronden – nog steeds terug in de collectie.” Ook werkt het registreren en digitaliseren van een steen of dinosaurusbot heel anders dan bijvoorbeeld een briefje of boek. “We proberen daar wel een bepaalde overlap in te vinden, maar je kunt nooit alles op dezelfde manier doen.”
Registreren voor de wetenschap
Wetenschappelijk onderzoek staat centraal bij het digitaliseren van de collectie van Naturalis. “Wat ons misschien onderscheidt van andere erfgoed instanties, is dat registreren de kern van ons werk is.” Frank definieert verschillende niveaus van digitalisering: voor het eigen team, weten waar alles staat en zorgen dat het vindbaar is, en het digitaal toegankelijk maken van alle objecten. “De hoofdlijnen – de bewaareenheid en locatie – zijn grotendeels geregistreerd. Voor het registreren op objectniveau hebben we nog wel een paar jaar nodig, en er zitten ook wat haken en ogen aan. Als je wil dat alles op hetzelfde niveau geregistreerd en ontsloten wordt, om geen discrepanties te krijgen tussen levels van digitaliseren, is het belangrijk dat er een infrastructuur ligt hoe je dat in de toekomst op moet pakken.”
Fotografie van objecten gebeurt ook – bijvoorbeeld de Topstukken website – maar meestal op aanvraag. “Er zijn vaak aanvragen van onze eigen onderzoekers of externen, die specifieke groepen op de foto willen hebben, of specifieke kenmerken van die groepen.” Voor de fotografie van de uiteenlopende objecten moet soms geïmproviseerd worden, als het gaat om opstelling en apparatuur. “De ene dag zit ik onder de stacking microscopen voor beestjes van een millimeter, en de andere dag moet er een krokodil in XL opstelling gefotografeerd worden. Omdat het om zulke grote aantallen gaat, moet je soms een afweging maken tussen het niveau van ontsluiting en de efficiëntie.”
“Omdat het om zulke grote aantallen gaat, moet je soms een afweging maken tussen het niveau van ontsluiting en de efficiëntie.”
Jaarlijks kijkt een prioriteringscommissie wat de belangrijkste objecten zijn om te digitaliseren; zoals een geografische regio als focus. Ook essentieel is het digitaliseren van de zogenaamde type-exemplaren, referentie-objecten die als basis dienen voor wetenschappelijke namen. Naturalis werkt nu aan het project Arise, waarin ze een infrastructuur creëren om alle Nederlandse soorten te ontsluiten op tien verschillende manieren, zoals moleculaire data en sonar. “Als je straks een natuurvraag hebt over een Nederlandse soort, moet je dat in één keer uit het systeem kunnen halen.” Frank verwacht dat digitalisering in de toekomst steeds gebruiksvriendelijker en voor een breder publiek wordt, in plaats van alleen voor onderzoekers. “Er is zoveel veranderd op het gebied van informatie. Als jij wilt weten hoe de verspreiding van een lieveheersbeestje de afgelopen 50 jaar was, kun je dat in één oogopslag zien, waar vroeger die informatie niet eens beschikbaar was.”
Kind in de snoepwinkel
Vanuit zijn biologische invalshoek vindt Frank het enorm interessant wat hij allemaal in zijn handen krijgt aan bijzondere objecten. Zijn favoriete onderdeel is de muggencollectie: “Ik voel me altijd een kind in de snoepwinkel als ik de muggencollectie zie, mooi geordend.” Behalve interesse, voelt hij ook het belang van het digitaliseren. “Als deze informatie niet toegankelijk is, heeft niemand er wat aan. Het openbaar maken van informatie kan als startpunt dienen, voor bijvoorbeeld een biodiversiteitsonderzoek, wat heel relevant en urgent is.”
“Als deze informatie niet toegankelijk is, heeft niemand er wat aan.”
De digitalisering van de collecties van het Nieuwe Instituut en Naturalis bieden een fascinerend inkijkje in de complexe wereld van digitalisering in de cultuursector. De organisaties bevinden zich in verschillende stadia van digitalisering, en hebben uiteenlopende collecties, maar delen een gemeenschappelijk doel: het toegankelijk maken van de collecties voor een breed publiek. Digitalisering is niet alleen een technologische uitdaging, maar ook een kwestie van prioriteiten stellen, financiering en samenwerking. Een vakgebied dat vaak op de achtergrond opereert, maar volop in ontwikkeling is.
| Nieuwsgierig geworden? Bekijk hier alle vacatures in digitalisering > |