EKKO in Utrecht zoekt een Bestuurssecretaris voor 7 tot 10 uur per maand | Vacature voor een Nevenfunctie, Onbezoldigd | Sluitingsdatum: 31-08-2026
EKKO is dé plek in Utrecht voor opkomende, vernieuwende en relevante pop- en clubmuziek. Met een programma dat de ontwikkelingen van het moment laat zien én probeert te versnellen; van concerten tot clubnachten en van dj-courses tot muziekeducatietrajecten voor scholen. Deze vooruitstrevendheid wordt aangeboden naast herkenbaarheid en toegankelijkheid. EKKO laat hiermee zien dat diepgang, vernieuwing en experiment enerzijds, en plezier en laagdrempeligheid anderzijds, niet elkaars tegengestelden zijn, maar juist een krachtige combinatie en ‘formule’.
We presenteren én ontwikkelen aan de Bemuurde Weerd, midden in Utrecht, én op verschillende locaties aan de rafelranden van de stad. Zo bieden we zowel de nieuwe generatie artiesten, makers, vrijwilligers en medewerkers een veelzijdige en inclusieve presentatie- en ontwikkelomgeving. Zo vormt EKKO een vruchtbare voedingsbodem voor grotere podia, clubs en festivals in Utrecht en de rest van Nederland.
Uitdagingen voor de komende periode
EKKO viert dit jaar haar veertigjarig bestaan. Gedurende de afgelopen vier decennia transformeerde EKKO; waar we in 1986 zijn gestart als jongerencentrum – met een breed cultureel en maatschappelijk programma met muziek, avantgardistische filmvertoningen, theater, cursussen en discussieavonden – is EKKO anno 2026 een professioneel podium en club met een uitgesproken artistiek profiel en een sterke reputatie als smaakmaker op het gebied van programma en marketing. De financieringsmix is evenwichtig, met een hoog aandeel eigen inkomsten voor een podium van deze omvang. Kortom, EKKO staat er goed voor inhoudelijk en economisch, tegelijkertijd zijn er een aantal strategische uitdagingen:
- Toekomstbestendigheid; stijgende vaste kosten enerzijds en een veranderende subsidieomgeving en toenemende druk op inkomsten anderzijds.
- Nieuwe cultuurplanperiode; de voorbereidingen voor de periode 2028-2031 staan voor de deur.
- Governance; EKKO onderzoekt momenteel een transitie naar een raad van toezicht model.
- De drie codes: EKKO onderschrijft de Governance Code Cultuur, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit & Inclusie. Dat zijn niet alleen externe verplichtingen maar inhoudelijke ankerpunten, ook voor het bestuur zelf, dit vraagt structureel aandacht en periodieke reflectie.
Type bestuur en werkwijze
EKKO werkt momenteel met een bestuur-directiemodel: een onbezoldigd collegiaal bestuur dat eindverantwoordelijk is voor beleid, kaders en uitvoering, maar dit delegeert aan de directie. In de praktijk opereert het bestuur op afstand: het stelt beleid en kaders vast en toetst deze op basis van de resultaten.
Het bestuur vergadert zesmaal per jaar. Daarnaast vindt, waar nodig, tussentijds overleg plaats, met name tussen de algemeen directeur en de voorzitter, penningmeester en secretaris vanuit hun specifieke aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden.
Wat we vragen van alle bestuursleden
- Affiniteit met de culturele sector en bij voorkeur met pop- en/of clubcultuur en talentontwikkeling.
- Het onderschrijven van de uitgangspunten in de Governance Code Cultuur, Fair Practice Code en Code Diversiteit & Inclusie en deze actief helpen verankeren in het bestuur en de organisatie.
- Begrijpen wat het betekent om toezicht te houden op een kleine, doch professionele en eigenzinnige organisatie met een duidelijke artistieke koers, waar bestuur en directie nauw samenwerken vanuit heldere rolverdelingen.
- Beschikken over strategische denkkracht en in staat zijn om hoofdlijnen te bewaken, kritisch te reflecteren en tegelijkertijd als sparringpartner voor de directie op te treden.
- Beschikbaar zijn voor gemiddeld 7 tot 10 uur per maand, inclusief vergaderingen, voorbereiding en incidenteel overleg.
EKKO hecht aan diversiteit in het bestuur; in achtergrond, leeftijd, gender en perspectief. We nodigen nadrukkelijk mensen uit die zichzelf niet vanzelfsprekend in een bestuurlijke rol zien.
Wij zoeken voor ons bestuur een
Bestuurssecretaris
7 tot 10 uur per maand
EKKO zoekt een secretaris die zorgt voor goede bestuurlijke besluitvorming, proces- en planningsbewaking, voorbereiding en archivering van verslaglegging en de administratieve ondersteuning van het bestuur.
Rol
De secretaris zorgt voor de procedurele kwaliteit van het bestuur: goede voorbereiding van vergaderingen, heldere besluitvorming en vastlegging van wat is afgesproken. Daarnaast heeft de secretaris een bewakende rol op het correct volgen van procedures en signaleren wanneer besluiten of werkwijzen daarvan afwijken.
Taken
- Vaststellen van de (concept)agenda in overleg met voorzitter en directie en verzamelen en verzenden van alle vergaderstukken.
- Notuleren van bestuursvergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten en het bewaken van de opvolging.
- Bijhouden van het bestuursarchief: notulen, statuten, reglementen en belangrijke correspondentie.
- Verzorgen van de inkomende en uitgaande bestuurscorrespondentie en van inschrijvingen en wijzigingen bij de Kamer van Koophandel.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor procedurele vragen aan het bestuur.
- Toezien op naleving van wet- en regelgeving, zoals de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen en de Governance Code Cultuur.
Wie we zoeken
Je bent zorgvuldig, gestructureerd en bestuurlijk sensitief. Je hebt oog voor een zorgvuldig besluitvormingsproces en begrijpt het belang van heldere procedures en governance. Je communiceert helder, kunt goed hoofd- en bijzaken onderscheiden en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Ervaring met bestuurlijke processen, governance of een vergelijkbare rol is een pre.
Praktisch
- Het betreft een onbezoldigde functie.
- De belasting bedraagt gemiddeld 7 tot 10 uur per maand, inclusief zes bestuursvergaderingen per jaar, met voorbereiding en opvolging.
- Er geldt een zittingsperiode van twee jaar, met mogelijkheid tot herbenoeming.
EKKO verwelkomt kandidaten met uiteenlopende achtergronden en ervaringen. Twijfel je of één van deze rollen bij je past? Neem gerust contact met ons op.
Reacties graag schriftelijk en voorzien van cv, vóór 1 september gericht aan Norine Terpstra, bestuursmail@ekko.nl. Bij vragen kunt u contact opnemen met Marlies Timmermans, marlies@ekko.nl.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over de organisatie: zie onze website.