The Young Pianist Foundation (YPF) in Amsterdam zoekt een Office Manager voor 8 tot 16 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Freelance/ZZP | Sluitingsdatum: geen

---

Stichting The Young Pianist Foundation (YPF) is een privaat gefinancierde Nederlandse organisatie die jong pianotalent actief steunt bij de ontwikkeling naar de internationale top. Al meer dan 25 jaar organiseert de YPF om de drie jaar het grote YPF Piano Concours, het meest vooraanstaande pianoconcours in ons land voor jong toptalent t/m 27 jaar. Onder het motto Selecteren, Investeren, Lanceren begeleidt de YPF haar laureaten met pedagogische programma’s, concerten en masterclasses opdat zij verantwoord op weg kunnen gaan naar de grote concertpodia. De huidige artistiek directeur is pianist Thomas Beijer. De zakelijk directeur is Inge van Verschuer.

Begin dit jaar vond de 9e YPF Piano Competition/ Grand Prix Youri Egorov plaats met een grote finale in Muziekgebouw aan ‘t IJ; Een nieuwe generatie pianisten als Nino Gvetadze, Thomas Beijer, Hanna Shybayeva, Daniël van der Hoeven, Rosalía Gómez Lasheras, Ramon van Engelenhoven, Yang Yang Cai en Juan Pedro Garcia Oliva heeft inmiddels met veel succes van de YPF kunnen profiteren. De YPF heeft een bijzondere plaats in het Nederlands Muzieklandschap en vierde dit jaar haar 25 jarig bestaan. Het volgende YPF Piano Concours vindt plaats in februari 2028.

De YPF zoekt per direct een enthousiaste:

Office Manager

8 tot 16 uur per week (in overleg)

Doel van de functie
De office manager is verantwoordelijk voor secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de directeur en het bestuur van de YPF. De office manager is het eerste aanspreekpunt van de stichting per mail en telefoon. Financiële werkzaamheden zoals debiteuren- en crediteurenbeheer, en betalingen voorbereiden zijn ook een belangrijk onderdeel van het takenpakket.

Gewenst profiel
Je spreekt en schrijft prima in het Nederlands en in het Engels. Je bent in staat op een soepele en passende manier te communiceren met de vele verschillende betrokkenen bij de YPF: sponsoren, fondsen, private donateurs, jonge en ervaren musici, bestuur, directie, zalen en publiek. Je bent, samen met de zakelijke en artistieke directie, het visitekaartje van de YPF en bent in staat de taken die daaruit voortvloeien zelfstandig in te vullen en uit te voeren, of waar nodig te delegeren. Je werkt samen met de verschillende zelfstandigen die de YPF mede draaiende houden en denkt steeds mee over wie welke taken oppakt. Je wilt jezelf blijven ontwikkelen in een veranderende omgeving en stelt je proactief en open op. Je bent onderzoekend en flexibel, en hebt affiniteit met klassieke muziek.

Taken:

• Verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van secretariële en ondersteunende werkzaamheden van de YPF;
• Eerste aanspreekpunt per mail: mail bijhouden, beantwoorden en de daaruit voortkomende taken uitvoeren of delegeren;
• Uitvoeren van financiële werkzaamheden, debiteuren- en crediteuren beheer, betalingen voorbereiden;
• Het ordenen en bijhouden van de online omgeving in Google Drive;
• Organiseren en notuleren van (bestuurs-)vergaderingen (online of in Amsterdam).
• Ondersteunen van de verschillende evenementen van de YPF: masterclasses, recitals, vriendenbijeenkomsten en natuurlijk het driejaarlijkse concours. Je bent betrokken bij de voorbereidingen en ondersteunt de productieleider.
  Bijhouden van het online contactenbestand van de YPF.

Competenties:

• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, met aandacht voor detail;
• Je vindt de juiste toon in de communicatie met de vele verschillende stakeholders;
• Je bent flexibel en stressbestendig;
• Je kunt hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden;
• Je werkt flexibel en zelfstandig;
• Je vindt het leuk om nauw samen te werken met de artistieke en zakelijke directie om de doelen van de YPF te realiseren.

Kennis en ervaring:

• Aantoonbare werkervaring of opleiding op hoger beroepsonderwijs niveau
  ervaring met secretariële ondersteuning van een directie en RvT, office management, event coördinatie, content-en databasebeheer en geautomatiseerde systemen;
• Gedegen kennis van en ervaring met Office en Google applicaties (Excel, Word, Drive, Gmail);
• Kennis van financiële en overige ICT-systemen;
• Nederlands en Engels taalvaardig.

Aanstelling
Aanstelling van 8-16 uur voor onbepaalde tijd als zzp-er, tarief in overleg en volgens fair pay principes. Je takenpakket is in overleg uit te breiden met productionele en organisatorische taken. Je definitieve urenbesteding bepaal je in overleg en is deels afhankelijk van je eigen beschikbaarheid.

Reageren
Reacties, in de vorm van een korte motivatie brief en cv, kunnen tot en gestuurd worden aan info@ypf.nl o.v.v. vacature, t.n.v. directeur Inge van Verschuer. Op basis van de reacties plannen wij in mei en juni de gesprekken in. De YPF streeft ernaar om de nieuwe collega zo snel mogelijk welkom te heten, o.a. zodat er een goede overdracht met de voorganger kan plaatsvinden.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.