ILFU: Medewerker Evenementen en Office

ILFU in Utrecht zoekt een Medewerker Evenementen en Office voor 24 tot 28 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 03-01-2025



ILFU (International Literature Festival Utrecht) zet literatuur in het middelpunt van de aandacht. Dat doen we met een jaarlijks festival, een online platform met dagelijks nieuwe publicaties en een academy met lees- en schrijfcursussen.

Ons festival groeide de afgelopen vijf jaar uit tot het grootste literatuurfestival van de lage landen. Terugkerende evenementen zoals De Nacht van de Poëzie, Exploring Stories, de Utrechtse Boekenmarkt en het Young Adult Festival trekken jaarlijks zo’n 20.000 à 25.000 bezoekers. Bij de Academy vind je juist kleinschaligheid en verdieping: zowel online als live op de redactie in Utrecht kun je schrijfcursussen en colleges over klassiekers en andere literaire onderwerpen volgen. Op ons online platform publiceren we dagelijks nieuwe verhalen, essays en gedichten, die nog eens honderdduizenden mensen per jaar bereiken. In 2022 introduceerden we het ‘ILFU Membership’ waarbij we medestanders van onze missie om de literatuur te stimuleren oproepen om lid van ILFU te worden. Onze leden zijn een belangrijk fundament onder alle activiteiten.

We zoeken een nieuwe collega voor de ondersteuning van de directie en de organisatie van kleine evenementen en cursussen.

Medewerker Evenementen & Office

24 tot 28 uur per week

De functie

  • Als medewerker evenementen en office regel je alles voor de Book Clubs, cursussen en andere activiteiten die we organiseren in ons prachtige pand in de binnenstad van Utrecht. Het gaat om kleinere activiteiten, voor circa 12 tot maximaal 40 personen. Je zorgt voor de juiste inrichting van de ruimte, je checkt de technische voorzieningen en regelt de catering. Voor de cursussen van de ILFU Academy regel je bijvoorbeeld ook de personele ondersteuning, je zorgt dat de cursusbundels vermenigvuldigd worden en je houdt contact met de deelnemers.
  • Ook voor activiteiten van externe partijen in ons pand, zoals cursussen van Cultuurmarketing en van de Schrijversacademie, ben je contactpersoon en host en zorg je dat alles tiptop in orde is.
  • Je ondersteunt de directie, bijvoorbeeld met administratieve werkzaamheden zoals het maken van facturen en het maken van afspraken en gespreksverslagen. Je beantwoordt vragen die via de klantenservice-inbox binnenkomen, houdt de relatiebestanden bij en werkt mee aan de communicatie met gasten van evenementen.
  • Je bent eerste aanspreekpunt voor alles wat met ons gebouw te maken heeft, bijvoorbeeld als het gaat om onderhoud en schoonmaak. Je doet het voorraadbeheer en de bestellingen en je vindt het leuk om de verantwoordelijkheid te dragen voor de uitstraling van onze ruimtes.

Jouw profiel

  • Je bent organisatorisch sterk, hands-on en je kunt goed overzicht houden over verschillende taken en werkzaamheden
  • Je hebt een gastvrije, open houding en bent helder in communicatie
  • Je hebt oog voor detail en bent secuur
  • Je werkt zelfstandig en proactief en bent goed in het zoeken van ad-hoc-oplossingen
  • Je hebt enige ervaring met administratieve werkzaamheden
  • Je bent bereid om incidenteel (zo’n 2x per maand) in de avond te werken
  • Je vindt het leuk om deel uit te maken van een festivalorganisatie
  • Je woont in (de omgeving van) Utrecht

Wat bieden wij?

  • Een functie van 24 tot 28 uur per week (in overleg) met flexibele werktijden;
  • Een contract van 12 maanden en uitzicht op verlenging;
  • Een salaris van € 2.648 tot € 3.410 bruto per maand op fulltime basis (afhankelijk van kennis en ervaring) en pensioenopbouw;
  • Een fijne werkplek in hartje Utrecht, pal achter de Dom, met een ambitieus en bevlogen team. Naast de directie zijn dat een programmamaker, producent, marketeer en een tweekoppige redactie van het online platform. In de maanden voor het festival groeit het team tot zo’n 15 medewerkers.

De sollicitatieprocedure
Stuur ons uiterlijk vrijdag 3 januari via het formulier hieronder je persoonsgegevens en het antwoord op de volgende vragen:

  1. Introduceer jezelf zonder je naam, opleiding of werkervaring te noemen (maximaal 300 woorden)
  2. Waarom wil je deze functie graag vervullen? (maximaal 200 woorden)
  3. Waarom denk je dat deze functie bij je past? (maximaal 150 woorden)
  4. Wat is de vroegst mogelijke datum waarop je in dienst zou kunnen treden?

Uiterlijk 16 januari laten we je weten of je uitgenodigd wordt voor een gesprek.

ILFU wil een zo groot mogelijke verscheidenheid aan schrijvers en verhalen voor het voetlicht brengen. Dat kan het beste als ook in de organisatie veel verschillende leeftijden, achtergronden, visies en ervaringen samenkomen. Daarom moedigen we iedereen aan om te solliciteren, ook wanneer je niet aan alle functie-eisen voldoet, maar toch het idee hebt dat je relevante ervaring meebrengt.

Heb je vragen? Die kun je stellen aan onze zakelijk directeur Monique Dirven, bij voorkeur per mail via jobs@ilfu.com.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.