Museum Boijmans van Beuningen: Bruikleenbureau Coördinator

Museum Boijmans van Beuningen in Rotterdam zoekt een Bruikleenbureau Coördinator voor 32 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Tijdelijk | Sluitingsdatum: 06-08-2024



De collectie van Museum Boijmans Van Beuningen heeft grote cultuurhistorische waarde en is van wereldniveau. Het museum wordt tot 2029 gerenoveerd en vernieuwd. Het programma loopt tijdens deze periode door met verschillende activiteiten op school, projecten in Rotterdam, tentoonstellingen nationaal en internationaal. Onlangs opende het Depot Boijmans Van Beuningen, het eerste publiek toegankelijke kunstdepot ter wereld,  waar de ruim 151.000 kunstwerken veilig worden getoond en verzorgd. De eerste jaren na de opening van het depot verwachten we zo’n 200.000 bezoekers. Na de renovatie van het museum hopen we minstens 600.000 bezoekers te ontvangen voor museum en depot.

Heb jij ervaring met het coördineren en organiseren van een efficiënt en effectief intern, nationaal en internationaal bruikleenverkeer? Dan is deze vacature iets voor jou! In verband met de afwezigheid van een van onze twee Bruikleenbureau coördinatoren zijn wij per direct op zoek naar een enthousiaste en gedreven collega voor de rol van Bruikleenbureau Coördinator.

Bruikleenbureau Coördinator

32 uur per week

Wie zoeken wij?
Je bent een proactieve, resultaatgerichte teamspeler met uitstekende communicatieve vaardigheden en een passie voor kunst en cultuur. Je hebt ervaring in de museale sector met het complete bruikleenproces en het vastleggen daarvan in TMS.

Wat ga je doen?
In deze rol werk je nauw samen met de afdeling Collectie & Onderzoek. Hierin wordt je ondersteund door de Bruikleenbureau medewerker en werk je nauw samen met de andere bruikleencoördinator. Je rondt lopende projecten af en pakt nieuwe bruikleenaanvragen op. Je takenpakket omvat onder andere:

  • Uitvoeren en inzichtelijk houden van de bruikleenadministratie (uitgaande, inkomende, langdurende en interne bruiklenen), zorgvuldig archiveren en vormen van dossiers van de bruikleenadministratie;
  • Het invoeren en bijhouden van gegevens in TMS en Conservation Studio;
  • Voorbereiding besluitvorming interne, inkomende en uitgaande bruiklenen;
  • Opstellen van (inter)nationale bruikleenovereenkomsten en het voeren van begeleidende correspondentie;
  • Overleggen met registrars, projectleiders en collectiebeheer over de praktische zaken rondom het bruikleenverkeer;
  • Je stemt kosten en voorwaarden af met bruikleennemers, registrars en projectleiders en beantwoordt vragen met betrekking tot lopende dossiers;
  • Coördineren bemensing koeriersreizen;
  • Beoordeling van facility reports en klimaatuitdraaien en je analyseert de documentatie van bruikleennemende instellingen;
  • Adviseren met betrekking collectieverzekering en verzekeren van bruiklenen (o.a. Government indemnity, immunity from seizure, kaderovereenkomst, beperkt verzekeren);
  • Adviseren met betrekking tot douane- en transportzaken;
  • Vertegenwoordigen van het museum inzake beheer contracten langjarige en “eeuwige” bruikleencontracten;
  • Verzekeraars actief informeren over de fluctuaties in de totale verzekerde waarde van alle langdurig bruiklenen van derden;
  • Controleren en beheren van de status van (lang)lopende dossiers en contracten.

Wat breng je mee?

  • Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • HBO werk- en denk niveau;
  • Actuele kennis van het vakgebied, ten aanzien van internationaal kunsttransport, bruikleencontracten en het coördineren en realiseren van bruikleenverkeer;
  • Je bent bekend met administratieve processen rondom bruiklenen en je werkt nauwkeurig;
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal en bent communicatief vaardig;
  • Je bent digitaal vaardig, en je kan werken met TMS, CS en office.;
  • Je bent een teamplayer, en kan ook goed zelfstandig werken;
  • Kennis van collectieverzekeringen en douane formaliteiten is een pre.

Wat bieden wij?
Een uitdagende functie voor een jaar in een aantrekkelijke werkomgeving. Salariëring volgens de museum-cao, schaal 8. We kennen een eindejaarsuitkering van 3,4%, vakantietoeslag van 8%, 27 vrije dagen (bij FT dienstverband), personeelskorting in daghoreca en museumwinkel, pensioen bij ABP. Verder kun je gebruik maken van personeelskorting in daghoreca en de museumwinkel, bedrijfsyoga op het dak van het depot en het e-learning platform Goodhabitz.

Interesse?
Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Solliciteren kan tot en met dinsdag 6 augustus 2024 via onderstaande sollicitatiebutton.

De sollicitatiegesprekken zijn gepland op dinsdag 13 augustus en dinsdag 20 augustus.

Museum Boijmans Van Beuningen onderschrijft de Code Culturele Diversiteit. In geval van gelijke geschiktheid, geven wij de voorkeur aan een kandidaat die complementair is aan de (culturele) diversiteit binnen onze organisatie.

Meer informatie
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Saskia de Jong, hoofd Collectiebeheer, via sjong@boijmans.nl.

Solliciteer!

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.