Holland Festival: Directiesecretaresse (x/m/v)

Het Holland Festival in Amsterdam zoekt een Directiesecretaresse (x/m/v) voor 1 fte | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime | Sluitingsdatum: 31-07-2024



Het Holland Festival toont de transformerende kracht van de podiumkunsten die een groot en divers publiek kunnen raken, verbinden en aan het denken zetten over de wereld waarin we leven. Elk jaar in juni presenteren we in Amsterdam een samenhangend, internationaal programma door excellente makers van over de hele wereld met multidisciplinair, artistiek risicovol en grootschalig werk dat anders niet in Nederland te zien is. Het Holland Festival streeft naar een inclusieve festivalervaring waarin toegankelijkheid, veiligheid en een open gesprekscultuur centraal staan, niet alleen tijdens het festival, maar ook op de werkvloer en in de communicatie tussen medewerkers, kunstenaars, partners en andere betrokkenen.

Sluit je aan bij ons team en draag bij aan deze inspirerende missie.

Ter ondersteuning van de directeur zijn wij op zoek naar een fulltime

Directiesecretaresse (x/m/v)

1 fte

Als directiesecretaresse van het Holland Festival werk je nauw samen met de directeur, de staf (directeur en afdelingshoofden) en de Raad van Toezicht. Jij bent een proactieve professional met een vooruitziende blik. Je anticipeert op wat er om je heen gebeurt en ondersteunt de directeur op een zodanige manier dat zij zich helemaal kan richten op haar primaire taken. Deze rol is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering en rapporteert rechtstreeks aan de directeur.

Wat ga je doen?

  • Ondersteuning directeur
    • Jij biedt secretariële ondersteuning (complex agendabeheer en e-mailafhandeling), inclusief ondersteuning met betrekking tot (neven)functies en gerelateerde stakeholders. Je plant en organiseert reizen in binnen- en buitenland. Je bewaakt prioriteiten en zwaartepunten en zorgt ervoor dat er voldoende tijd blijft voor zowel de artistieke inhoud als voor de organisatie en operatie.
    • Je bereidt belangrijke ontvangsten voor tijdens het festival, waaronder de opening. Je handelt eventuele klachten af en bent verantwoordelijk voor het persoonlijke schema van de directeur tijdens het festival. Daarnaast coördineer je tijdens het festival de lijst met genodigden en alle daarmee samenhangende werkzaamheden.
    • Je ondersteunt bij het schrijven van beleidsstukken, evaluaties, brieven en algemene correspondentie en waar nodig lees en schrijf je mee op de inhoud.
    • Je biedt ondersteuning aan de directeur bij de inhoudelijke invulling en naleving van codes (governance, fair practice en diversiteit & inclusie). Je denkt mee over kansen op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid en andere relevante onderwerpen en geeft (mede) uitvoering aan hieraan gerelateerd beleid.
  • Ondersteuning raad van toezicht
    • Je bereidt periodiek stukken en memo’s voor. Jij verzamelt relevante documenten en informatie uit de sector en distilleert de belangrijkste punten ter voorbereiding op de vergaderingen.
    • Je plant en bereidt raad van toezicht vergaderingen voor en de verslaglegging ervan. Jouw focus ligt op het volledig en accuraat maken van dossiers voor de raad van toezicht, waardoor belangrijke beslissingen effectief ondersteund worden.
  • Ondersteuning staf
    • Met jouw scherpe oog voor detail doorgrond je beleidsstukken snel en vat je de essentie samen voor onze staf.
    • Je stuurt acties en processen aan, draagt zorg voor een tijdsplanning en zorgt ervoor dat deze acties en processen tijdig en efficiënt worden opgevolgd.
    • Je coördineert de bestuurlijke en beleidsmatige overlegstructuur (agendavoering, verslaglegging, uitvoering en bewaken).

De organisatie van het festival bereikt zijn piek in de maanden april, mei en juni. Dit is ook de periode dat de druk op de agenda en activiteiten van de directeur het hoogst is. Jij houdt het hoofd koel, handelt snel en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert de agenda met een vooruitziende blik, bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Je bent nauwkeurig en weet ook bij drukte het overzicht te bewaren. Je bent discreet en integer met focus op het belang van de organisatie van het Holland Festival. Daarnaast ben je gastvrij, sociaal vaardig, representatief en servicegericht.

Profiel

  • HBO+ werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie of met vergelijkbare werkzaamheden, bij voorkeur binnen een culturele organisatie;
  • Je hebt een sterke affiniteit met de podiumkunsten;
  • Je hebt een goede beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling én schriftelijk (kennis van Frans en Duits is een pre);
  • Je hebt aantoonbare ervaring met en kennis van diverse systemen, zoals Salesforce (of andere CRM systemen), Microsoft Office (Outlook, Teams en Sharepoint).

Wat bieden wij jou?
Het Holland Festival bied je een inspirerende en levendige werkomgeving met een internationale scope. Je werkt in ons mooie kantoor in hartje Amsterdam met uitzicht over het IJ in een klein team van zeer bevlogen professionals, die allemaal hun eigen expertise inzetten om elk jaar weer een wereldwijd toonaangevend festival neer te zetten.

Binnen de podiumkunsten bieden wij een competitief salaris (aansluitend op de werkervaring) en uitstekende arbeidsvoorwaarden (o.a. persoonlijk opleidingsbudget, theaterbudget, personeelsregeling tickets m.b.t. het jaarlijkse festival, personeelsuitjes en maandaglunches). We hechten waarde aan jouw verdere professionele groei en faciliteren dat graag. Je start met een contract voor bepaalde tijd (een jaar) met de mogelijkheid tot verlenging voor (on)bepaalde tijd.

Het Holland Festival omarmt de perspectievenrijkdom die mensen met verschillende achtergronden samen te bieden hebben en streeft ernaar als organisatie een afspiegeling te vormen van de samenleving. Mensen van alle achtergronden zijn welkom en worden aangemoedigd te solliciteren.

Enthousiast over deze vacature?
Reageer dan vandaag nog door je motivatie en CV te uploaden via de solliciteer-knop.

Heb je nog vragen over de vacature? Neem dan contact op met Sandra Teiwes door een email te sturen naar sandra.teiwes@hollandfestival.nl

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.