Fonds voor Cultuurparticipatie: Managementassistent

Het Fonds voor Cultuurparticipatie in Utrecht zoekt een Managementassistent voor 36 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime | Sluitingsdatum: 21-07-2024



Het Fonds voor Cultuurparticipatie is een Rijkscultuurfonds dat actieve cultuurdeelname in het Koninkrijk der Nederlanden stimuleert. Onze missie: cultuur toegankelijk maken voor iedereen. Wij maken culturele projecten mogelijk door het verstrekken van subsidies aan culturele initiatieven in het hele Koninkrijk der Nederlanden. Van Zeeland tot Groningen. Van Aruba tot St. Eustatius. Van groot tot klein. Dwars door alle disciplines heen. Bijvoorbeeld voor het verstevigen van cultuuronderwijs op scholen, het organiseren van een theaterfestival in de wijk of voor een creatieve aanpak van nieuwe media en erfgoed.

We zijn actief op het terrein van cultuureducatie, cultuurparticipatie, erfgoed en talentontwikkeling. Ook dragen we bij aan een gelijk speelveld voor verschillende cultuurmakers, vormen van cultuur en manieren van cultuur maken. We werken daarbij intensief samen met landelijke en lokale partners, ook in het sociaal domein om bij te dragen aan een veerkrachtige samenleving.

Met een organisatie van ongeveer zestig vaste medewerkers, een groep van honderd commissieleden en een flexibele schil van zzp’ers zetten wij ons in vanuit de kernwaarden laagdrempelig, betrokken, lef, inclusief en verbindend  in dat wat de organisatie drijft: de kracht van kunst en cultuur.

Om ons team te komen versterken zoeken wij een:

Managementassistent

36 uur per week

De essentie van de functie is het professioneel en proactief ondersteunen van de directeur-bestuurder en het managementteam (MT) op secretarieel en administratief vlak en op het gebied van relatiebeheer. Je speelt een centrale rol in de organisatie en vormt de ondersteunende verbinding tussen de directeur-bestuurder en de raad van toezicht (RvT). Je houdt zicht op de informatiestromen en kent hierin een bewakende en sturende rol. Je geeft operationeel leiding aan de medewerker secretariaat. Jij weet als geen ander hoe onze directeur-bestuurder, MT en strategisch beleidsadviseurs te ontzorgen.

Zo ziet jouw week eruit
In deze uitdagende rol ben jij de spil in het organiseren, voorbereiden en bieden van optimale ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van de directeur-bestuurder en het complexe agendabeheer van het MT. Het MT bestaat uit de manager Realisatie, manager Ontwikkeling, manager Bedrijfsvoering en de directeur-bestuurder. Daarnaast beheer je relaties op directieniveau en organiseer, bereid je voor en notuleer je MT en RvT vergaderingen. RvT vergaderingen zijn 4-5 keer per jaar en kunnen in de avonduren zijn.

Je bewaakt processen, controleert deadlines en monitort acties. Hieronder valt ook het opstellen en bewaken van de jaarplanning voor de vergaderingen van onder andere het MT, de RvT en daarmee samenhangend de audit- en renumeratiecommissie. Administratief ondersteun je door het opstellen van agenda’s voor verschillende overleggen, het uitwerken van notulen, het zorgen voor tijdige beschikbaarheid van documenten en een juiste archivering. Bovendien geef je operationeel leiding aan de medewerker secretariaat. Samen zijn jullie het gezicht van ons kantoor in Utrecht en verwelkomen jullie allerlei verschillende bezoekers.

Dit ga je doen
We zijn op zoek naar iemand met de volgende competenties:

Samenwerken – je werkt nauw samen met de directeur-bestuurder, het MT en andere collega’s. Je haalt de juiste informatie op bij collega’s, je signaleert, communiceert en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden. Je staat collega’s bij waar nodig en geeft ze complimenten en opbouwende feedback.

Integriteit – je bent op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar. Daarin ga je zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie. Dat betekent dat je niet te verleiden bent om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan interne collega’s of buitenstaanders te verschaffen. Daarnaast geef je vriendelijk doch helder je eigen (professionele) grenzen aan.

Plannen en organiseren – je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken. Hierin houd je overzicht over de werkzaamheden en aangezien er regelmatig adhoc werkzaamheden plaatsvinden stel je prioriteiten. Je bewaakt de naleving van afspraken en termijnen.

Klantgericht – je vraagt door naar de wensen van de directeur-bestuurder en het MT, biedt ondersteuning of verwijst door naar de juiste collega. Hierin kies je een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie. Je maakt heldere afspraken en komt deze na. Je hebt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.

Ervaring met IBABS is een pre.

Als Fonds willen we een organisatie zijn met mensen van verschillende achtergronden en ervaringen, die samen een sterk team vormen. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die denkt de kennis, talenten en/of ervaring te hebben voor deze functie.

Het functieprofiel van managementassistent bij het Fonds komt overeen met het functieprofiel managementondersteuner in het Functiegebouw Rijk. Een uitwerking van dat profiel inclusief resultaten, gedragsindicatoren en competenties vind je hier.

Wij bieden
Werken bij het Fonds voor Cultuurparticipatie betekent een verschil maken door cultuur toegankelijk te maken voor iedereen. Jouw inzet draagt direct bij aan het vergroten van cultuurparticipatie en -educatie in Nederland. Daarnaast biedt het Fonds jou:

  • Ervaren, leuke professionals als collega’s;
  • Een jaarcontract voor 36 uur per week, met de intentie tot verlenging;
  • De functie is gewaardeerd in functieschaal 8 van de CAO Rijk. Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal €3.246,16 en maximaal €4.340,57 bruto per maand bij een 36-urige werkweek;
  • 4 weken verlof op jaarbasis;
  • Een IKB-regeling, bestaande uit 36 IKB-uren en 16,3% IKB-budget;
  • Een modern ingericht kantoor op loopafstand van Utrecht CS;
  • Je bent het gezicht van het kantoor, gedeeltelijk thuiswerken is bespreekbaar;

Een uitstekend pakket aan aanvullende arbeidsvoorwaarden, waaronder maandelijkse stoelmassages, vers fruit, korting op je sportabonnement en een cultureel budget.

Voor deze functie is het noodzakelijk dat je een verklaring omtrent gedrag (VOG) kunt overleggen bij indiensttreding. Het Fonds vergoedt deze verklaring.

Solliciteer
Wil je ons team komen versterken als managementassistent? Dan zien we jouw reactie graag uiterlijk 21 juli 2024 tegemoet. Solliciteren kan via de knop onderaan deze pagina.

Bij het Fonds willen we iedereen een gelijke kans geven. Jouw reactie bestaat daarom uit je cv en de antwoorden op onderstaande vragen. We vragen alle sollicitanten om dezelfde vragen te beantwoorden, zodat wij een eerlijke vergelijking kunnen maken. Gebruik per vraag maximaal 200 woorden voor je antwoord.

  1. Wat is jouw motivatie om te solliciteren op deze functie bij het Fonds voor Cultuurparticipatie?
  2. Als managementassistent ben je de schakel tussen verschillende belanghebbenden. Kun je een voorbeeld geven van een planningsprobleem waarbij de betrokkenen (bijvoorbeeld de directeur-bestuurder en MT leden) verschillende prioriteiten en belangen hadden. Hoe zorgde je voor een uitkomst waar iedereen tevreden mee was?
  3. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de jaarplanning van bestuursvergaderingen (onder andere het MT, de RvT en daarmee samenhangend de audit- en renumeratiecommissie). Beschrijf een situatie waarin je verantwoordelijk was voor een ingewikkelde planning en organisatie. Hoe heb je dat aangepakt en welke obstakels heb je overwonnen?
  4. In de rol van managementassistent ben je verantwoordelijk voor de agenda en het tijdig aanleveren van de stukken voor de vergaderingen. Hoe ga je er mee om als een collega meermaals te laat is met het aanleveren van diens stukken?

Heb je vragen over de procedure? Neem contact op met onze HR afdeling via HRM@cultuurparticipatie.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Annelies De Neve, managementassistent a.i., via directiesecretariaat@cultuurparticipatie.nl.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.