FENIX: Directie Assistent

FENIX in Rotterdam zoekt een Directie Assistent voor 40 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime | Sluitingsdatum: 18-07-2024



Wil jij meebouwen aan de nieuwe culturele bestemming in Rotterdam? Kun jij vooruit denken en zorgen dat de directeur haar werk kan doen? Ben jij in staat een complexe agenda te beheren en tegelijkertijd een inhoudelijk stuk voor te bereiden? Dan is FENIX jouw volgende halte!

In het voorjaar van 2025 opent FENIX. FENIX neemt je mee op reis langs hedendaagse kunst, geschiedenis, verhalen en smaken. Op dé plek van vertrek en aankomst. Waar miljoenen Europeanen vertrokken en net zoveel mensen van over de hele wereld aankwamen. Op de vlucht of de liefde achterna. Op zoek naar geluk of betere kansen.

Team FENIX bouwt aan het eerste migratiemuseum ter wereld dat met een hedendaagse kunstcollectie laat zien dat migratie van alle tijden is. Naast drie grote vaste tentoonstellingen, is er een openbare ruimte van 2000 m2; FENIX Plein. In het hart van het gebouw komt de Tornado, een iconisch uitzichtpunt, ontworpen door MAD Architects. Een kunstwerk, trap én publiekstrekker ineen.

FENIX werkt toe naar de opening in 2025. De directeur van FENIX geeft leiding aan een bevlogen en ondernemend team dat samen aan een nieuwe organisatie bouwt. Het team is nog volop in ontwikkeling. Op dit moment werken er 25 collega’s, als FENIX opent zijn dat er ongeveer 80. Tegelijkertijd reist de directeur de wereld over om de kunstcollectie uit te breiden en het museum onder de aandacht te brengen bij belangrijke stakeholders en pers. Daarnaast bereidt ze de opening voor, bekijkt ze hoe de tentoonstellingen vorm moeten krijgen en bereidt ze bestuursvergaderingen voor. Kortom; de directeur zorgt dat alle onderdelen die gebouwd en ontwikkeld worden op elkaar aansluiten en elkaar versterken. Zowel van de hoofdlijnen als de kleine belangrijke details is ze op de hoogte.

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die de directeur op dit hoge niveau kan ondersteunen en ontzorgt in de basisactiviteiten. Ga je met ons mee op reis?

Directie Assistent

40 uur per week

Wat ga je doen?
De directie assistent is de steun en toeverlaat van de directeur. Je houdt de agenda en mailbox van de directeur bij en regelt de afspraken, verzorgt correspondentie, notuleert bij vergaderingen, bereidt (bestuurs-)stukken voor, boekt reizen, ondersteunt de directeur bij de planning van het werk en bereidt inhoudelijke stukken voor. Je bent als het ware de portier van de directeur, je bent op de hoogte van wat er speelt in de organisatie en daarbuiten en weet hiermee prioriteiten te stellen vanuit de inhoud. Je vormt de rechterhand van de directeur.

Je neemt altijd een professionele en servicegerichte houding aan richting collega’s en bezoekers / externe partijen. Vanzelfsprekend signaleer je knelpunten en kansen en je geeft hier zelfstandig opvolging aan, zo nodig in overleg met de directeur.

Je hebt inhoudelijke kennis van de culturele sector en je bent met name in de kunstwereld goed geïnformeerd. Ook de museale wereld in binnen- en buitenland kent geen geheimen voor jou. Je kunt je weg vinden in deze sector, weet wie je moet benaderen, wat de belangrijke kunstbeurzen en symposia zijn en zorgt dat de directeur daar aanwezig kan zijn.

De directie assistent rapporteert aan de directeur en maakt deel uit van het team FENIX. Samen met de office manager vorm je het secretariaat.

Jouw taken en verantwoordelijkheden op een rij

Je regelt afspraken en bereidt deze voor
Je beheert de complexe agenda van de directeur. Je kan prioriteiten stellen, hebt geen moeite om op een nette manier verzoeken af te wijzen en kunt snel schakelen als er last-minute wijzigingen noodzakelijk zijn. Ook zorg je voor voldoende voorbereidingstijd in aanloop naar afspraken.

Je zorgt dat de directeur tijdig de stukken ontvangt die nodig zijn voor (voorbereiding van) afspraken en presentaties. Zo nodig bereidt je zelf de stukken voor.

Je verzorgt zakelijke correspondentie
Je beheert de mailbox van de directeur. Hierbij weet je welke berichten prioriteit hebben en waar je anderen over in moet lichten. In overleg met de directeur geschiedt correspondentie daarom vaak via jou en moet je het met een aantal zinnen van de directeur doen. Jij maakt daar keurige, leesbare en foutloze mails en brieven van, in correct Nederlands of Engels.

Je bereidt (bestuurs)vergaderingen voor en notuleert deze
De directie assistent regelt de logistiek van vergaderingen. Je zorgt voor de planning, de agenda, dat iedereen op tijd stukken aanlevert, verstuurt en archiveert deze en notuleert de vergadering. Je maakt verslagen van het MT overleg en houdt de actie- en besluitenlijst bij. Ook verzorg je de bestuursvergaderingen en alles wat daar bij komt kijken voor zowel stichting de Fenix als voor Droom en Daad.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle afdelingen voor de directie
De inbreng van de directie is ontzettend belangrijk binnen een bedrijf, en andersom. Jij coördineert deze stroom aan communicatie en informatie. Je bent het eerste (inhoudelijke) aanspreekpunt binnen de organisatie, iedereen weet jou te vinden en jij weet iedereen te vinden die je nodig hebt. Je stelt je open op en behandelt alle informatie professioneel en zeer vertrouwelijk.

Je organiseert reizen
Naast het boeken van reizen en hotels voor de directie, informeer je je ook waar belangrijke internationale beurzen en symposia plaatsvinden. Hier adviseer je de directie over en zorg je voor aanwezigheid van de directie. Daarbij kijk je of er andere collega’s aangesloten moeten worden en verzorg je het (inhoudelijke) programma van de reizen. Het kan zijn dat je bij sommige bezoeken meereist met de directie om te assisteren bij het (inhoudelijke) programma.

Je draagt zorg voor overzicht en archief
Brieven, belangrijke documenten en contracten worden door jou zowel op papier als digitaal goed georganiseerd opgeborgen. Je kunt het dus altijd weer terugvinden, en de directeur daarmee ook. Jij zorgt daarom voor een overzichtelijk documentatiesysteem.

Wie ben jij?

  • Je bent toe aan een nieuwe uitdaging in je carrière. Het is een zware functie, waarbij je op een flinke dosis werkervaring moet kunnen bouwen.
  • Je bent Integer en discreet en kunt omgaan met zeer vertrouwelijke informatie.
  • Je kunt goed prioriteiten stellen. Je bent pro-actief en kan ad-hoc reageren op veranderende omstandigheden, je bent de directie vaak een stap voor en werkt oplossings- en resultaatgericht.
  • Je hebt een sterke uitdrukkingsvaardigheid, je bent communicatief vaardig en overtuigend, in Nederlands en Engels. Spreek je naast Nederlands en Engels nog een andere taal? Fantastisch! Als organisatie is het een voordeel als we relaties en bezoekers in zoveel mogelijk talen te woord kunnen staan.
  • Je bent stressbestendig en reageert rustig als de omgeving onder druk staat. Je bent flexibel in je houding en laat je niet snel uit het veld slaan en hebt het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd zelfstandig te beheren.
  • Je bent organisatiesensitief, hebt snel begrip van verhoudingen en gevoeligheden, je begrijpt welke relaties belangrijk zijn en hoe je hier mee om moet gaan.
  • Je kunt uitstekend overweg met MS Office.
  • Je hebt een hoog niveau van nauwkeurigheid, goede organisatorische vaardigheden, kunt structuur aanbrengen en bent kritisch op je werk.
  • Je hebt minimaal hbo-werk- en -denkniveau.
  • Je hebt minimaal 10 jaar relevante werkervaring waarvan enkele jaren in een jonge, groeiende organisatie (start-up/scale-up) en/of bij een organisatie met een publieke functie.
  • Je hebt interesse in de onderwerpen migratie en cultuur.

Wat biedt FENIX je?

  • De unieke kans om mee te bouwen aan een nieuw museum.
  • Een afwisselende functie bij dé nieuwe internationale culturele bestemming in Rotterdam.
  • Werken in een nieuwe organisatie met bevlogen collega’s.
  • Een jaarcontract, dat bij goed functioneren wordt omgezet in een vast contract.
    Een salaris van € 3.500,- tot € 4.500,- per maand (op basis van 40 uur per week, exclusief 8% vakantietoeslag), afhankelijk van je kennis en ervaring.
  • Een goede pensioenregeling en reis- en onkostenvergoeding.
  • Opleidings- en trainingsmogelijkheden.
  • Dagelijks een gezonde, vegetarische lunch op kantoor.
  • Een extra vrije dag, te besteden aan een dag die voor jou een feestdag is, zoals je verjaardag of een culturele feestdag.
  • Onbeperkt toegang tot professionele begeleiding om aan je mentale welzijn te werken via OpenUp.

Wil je reageren?
Stuur uiterlijk donderdag 18 juli jouw motivatiebrief en cv naar nieuwebaan@fenix.nl ter attentie van Brenda Cumaunang (talent manager). Vermeld in de onderwerpregel: directie assistent.

Om elkaar goed te leren kennen, plannen we twee sollicitatierondes.

  1. De eerste ronde vindt plaats op maandag 22 juli. In een gesprek van 30 minuten maken we over en weer kennis. We horen graag meer over jouw motivatie en competenties.
  2. Het tweede gesprek is op vrijdag 26 juli. We vragen je voor dit gesprek een case voor te bereiden en gaan dieper in op de inhoud van de baan en jouw rol in ons team.

Nog vragen?
Heb je nog vragen over de functie, de procedure of over FENIX, neem dan contact op met Brenda Cumaunang (talent manager) per mail of telefonisch via 06 43228771.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.