Ammodo: Executive Assistant & Office Manager

Ammodo in Amsterdam zoekt een Executive Assistant & Office Manager voor minimaal 32 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: geen



Stichting Ammodo biedt ruimte aan kunstenaars, wetenschappers en architecten die een belangrijke bijdrage leveren aan de vernieuwing van de maatschappij. Wij ondersteunen hun initiatieven zodat zij verbanden kunnen leggen, inzichten kunnen bieden, grenzen kunnen verleggen en kennis kunnen vergroten. Veris Investments B.V. draagt bij aan een positieve verandering in de voedselketen in Sub-Sahara Afrika. Dit doen we door te investeren in bedrijven die stabiliteit, betaalbaarheid en beschikbaarheid van voedsel in deze snel groeiende regio bevorderen.

Heb jij ook de ambitie om met jouw werk impact te maken? Wij willen onze twee organisaties uitbreiden met een:

Executive Assistant & Office Manager

minimaal 32 uur per week

Als Executive Assistant & Office Manager ben je een onmisbare spin-in-het-web voor (het management van) beide organisaties. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt op kantoor, je bent representatief naar onze externe contacten en je krijgt energie als je te hulp kan schieten. Jij bent iemand die goed overzicht kan bewaren en goed op detail niveau kan werken bij de ondersteuning van het management. 1.000 dingen te doen? Jij weet wat prioriteit heeft!

“De Executive Assistant & Office Manager heeft een centrale rol binnen onze organisaties en kan een grote impact maken op de dagelijkse werkzaamheden. Je krijgt vanuit deze rol alles mee en krijgt binnen en buiten je rol veel ruimte om projecten op te pakken die in de volle breedte bijdragen aan onze missie.”
– Juliette de Wijkerslooth, Algemeen Directeur

Wat ga je doen?

  • Jij bent de go-to persoon voor het management team en met name voor onze Algemeen Directeur met betrekking tot agenda management, zoals het plannen en organiseren van de afspraken, plannen van reizen. Ook fungeer je als contactpersoon voor externe partijen en weet je de juiste toon te vinden in het antwoorden en benaderen. Daarnaast ben je betrokken bij het voorbereiden, aanpassen of verwerken van sommige documenten. Je spart geregeld met de Algemeen Directeur hoe jij dit takenpakket goed inricht zodat je ontzorgt.
  • Jij bent verantwoordelijk voor ons mooie kantoor in het Westerpark en jij snapt hoe jij hier elke dag een fijne werkplek van kan maken. Je stuurt de schoonmaak en het onderhoudsteam aan, je bent in contact met andere externen voor leveringen, faciliteiten en fungeert als eerste aanspreekpunt. Jij ziet scherp wat er moet gebeuren op het gebied van facility en neemt hierin initiatief.
  • In deze functie is er verder vrijheid om in overleg andere verantwoordelijkheden op te pakken, zoals bijvoorbeeld ‘know your customer’-processen, onboarding van nieuwe medewerkers, communicatie aspecten, etc. In de sollicitatieprocedure maken we tijd om, naast de werkzaamheden zoals hiervoor benoemd, te kijken waar jouw ambitie en ervaring aansluit bij wat de organisatie nodig heeft.

Jij bent een perfecte match als…

  • Je makkelijk in staat bent te schakelen tussen diverse taken en tegelijkertijd prioriteiten weet te stellen;
  • Je graag let op details en jij inziet dat juist de kleine dingen het grote verschil maken;
  • Je met je warme glimlach ervoor zorgt dat mensen zich thuis voelen;
  • Je initiatief neemt als je ziet dat er verbetering mogelijk is en jij ziet wat er moet gebeuren om alles vlekkeloos te laten verlopen;
  • Je communicatief sterk bent in woord en schrift (Engels en Nederlands);
  • Je een goede beheersing van het Microsoft Office pakket hebt;
  • Je relevante werkervaring hebt in een soortgelijke functie en daarom de Assistant taken je snel eigen kan maken;
  • Je beschikbaar bent voor minimaal 32 uur per week.

Wij bieden:

  • Een competitief salaris;
  • Een 13e maand en vakantiegeld;
  • Een goede pensioenregeling;
  • 25 vakantiedagen;
  • Ruimschoots mogelijkheden om je te ontwikkelen;
  • Een leuke en collegiale werkomgeving in het Westerpark.

Geïnteresseerd?
Stuur jouw cv en een korte motivatie op naar vacatures@ammodo.org!

Wil je eerst meer informatie?
Stuur dan een mailtje.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.