Bibliotheek Utrecht: Medewerker Vrijwilligers en Stagiairs

De Bibliotheek Utrecht in Utrecht zoekt een Medewerker Vrijwilligers en Stagiairs voor 8 tot 12 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 01-03-2024



Wij zijn de bibliotheek Utrecht

De Bibliotheek Utrecht met 12 vestigingen, 97.100 leden en duizenden bezoekers per dag, is van grote waarde voor de inwoners van Utrecht. We dragen eraan bij dat elke inwoner mee kan doen door in te zetten op lezen, digitale vaardigheden en burgerschap. Samen met de Utrechters maken we de bibliotheek. Wil je meebouwen?

We zijn op zoek naar een enthousiaste collega voor de functie van

Medewerker Vrijwilligers en Stagiairs

Locatie Neude
8 tot 12 uur per week

De bibliotheken zijn onderverdeeld in vier rayons. Ieder rayon wordt gerund door een team dat de dagelijkse werkzaamheden in de bibliotheek uitvoert – van het uitlenen van boeken, het beantwoorden van vragen in het Informatiepunt Digitale Overheid tot het zelf organiseren van activiteiten en het faciliteren van anderen daarin – en wordt geleid door de teamleider. Een rayonteam bestaat uit 20 tot 30 collega’s – bibliotheekmedewerkers, bibliotheek-assistenten, roostermakers, toezichthouders en programmamakers. Er werken ook vrijwilligers en stagiaires. Daarnaast worden regelmatig flexkrachten ingezet als aanvulling op het team. Veel programma-activiteiten worden georganiseerd en uitgevoerd in samenwerking met partnerorganisaties én met Utrechters.

Gezien de groei van het aantal stagiairs en de uitbreiding op het gebied van vrijwilligers breiden we het team vrijwilligers en stagiairs uit met een collega die zich richt op ondersteunende taken, zoals administratie, intake, correspondentie en allerhande verschillende taken.

Een administratieve functie voor 8 of 12 uur per week, bij voorkeur verspreid over de week, bijvoorbeeld 2 keer 4 uur. De dagen zijn in overleg en bij specifieke gelegenheden ben je ook beschikbaar in de avonden of het weekend. Je valt onder de afdeling vestigingen en team vrijwilligers en stagiaires en wordt operationeel aangestuurd door de coördinator vrijwilligers en stagiaires.

Wat ga je doen?

  • Je zorgt ervoor dat de mailboxen up to date zijn;
  • Het in- en uitschrijven van vrijwilligers en stagiairs;
  • Het voeren van intake- en exitgesprekken;
  • Administratieve handelingen uitvoeren ten aanzien van contracten en abonnementen, en deze verwerken in het administratiesysteem (MATT);
  • Je ondersteunt de organisatie bij de uitvoer van activiteiten en bijeenkomsten;
  • Het versturen van verjaardagskaarten, welkomst- en afscheidspakketjes;
  • Het ondersteunen van de Bieb aan Huis: contacten onderhouden met de vrijwilligers en klanten en zorg dragen voor een duurzame matching;
  • Andere voorkomende werkzaamheden pak je op in overleg met de coördinator.

Wil je meer weten over wat de Bibliotheek Utrecht allemaal doet? Kijk dan op debibliotheekutrecht.nl of lees ons meerjarenbeleidsplan.

Wie ben jij?

  • Je hebt mbo werk- en denkniveau;
  • Onze kernwaarden samen, nieuwsgierig, vertrouwen en dichtbij passen bij jouw persoonlijkheid;
  • Je vindt het leuk om contact te hebben met mensen en draagt de vrijwilligers en stagiairs een warm hart toe;
  • Je bent een goede gesprekspartner voor zowel jongeren als ouderen;
  • Je kunt verkregen informatie vertalen naar de praktijk van de bibliotheek;
  • Je communiceert helder en duidelijk zowel op schrift als in gesprek;
  • Jij bent een kei in structuur aanbrengen en behouden in mailboxen en administratie;
  • Je hebt affiniteit en ervaring in het werken met Excel en Outlook;
  • Ervaring met MATT is een pré;
  • Je vindt het leuk om mee te denken over nieuwsbrieven en het organiseren van activiteiten voor de doelgroepen;
  • Je bent zelfstandig, proactief en verantwoordelijk;
  • Je bent een verbinder die goed kan samenwerken;
  • Je spreekt Nederlands;
  • Je hebt een BHV-diploma of je bent bereid deze te halen.

Wat bieden wij?

  • De kans om bij te dragen aan een leven lang leren en ontwikkelen van de Utrechters;
  • Een uitdagende, veelzijdige en afwisselende baan bij een unieke Utrechtse organisatie met een grote maatschappelijke ambitie;
  • Werken in en met een betrokken en enthousiast team met een prettige informele werksfeer;
  • Een inspirerende werkomgeving in het hart van de wijken, waar dagelijks de meest uiteenlopende Utrechters komen;
  • Flexibele werktijden;
  • Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door bijvoorbeeld interne trainingen;
  • Salarisschaal 04 (Cao Openbare Bibliotheken): o.b.v. 36 uur per week, bruto: minimaal € 2.099,- tot maximaal € 2.823, afhankelijk van je werkervaring;
  • 8% vakantiegeld en 4% eindejaarsuitkering;
  • Een arbeidsovereenkomst voor een jaar, met bij goed functioneren zicht op een vaste aanstelling;
  • En natuurlijk je eigen bibliotheekpas.

Hebben we je interesse gewekt?
We zien je brief en cv (2 aparte bijlagen) uiterlijk 01-03-2024 tegemoet. Je kunt het sturen naar vacature@bibliotheekutrecht.nl.

  • De eerste gesprekken vinden plaats op 11 en 12 maart.
  • Eventuele tweede gesprekken vinden plaats op 14 en 18 maart.

Bij indiensttreding vragen wij een VOG aan.

Inlichtingen
Meer informatie over deze vacature is te verkrijgen bij Rianne Rombout (Coördinator vrijwilligers en stagiaires) door te bellen naar 06 83 55 25 27.

De Bibliotheek Utrecht is van en voor iedereen: verschillende achtergronden en perspectieven maken ons beter in ons werk. Wij moedigen dan ook mensen met verschillende culturele en diverse achtergronden aan om te solliciteren.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.