Manifesta in Amsterdam zoekt een Hoofd Bedrijfsvoering  voor 40 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime | Sluitingsdatum: 22-12-2023

---

Manifesta is de Europese nomadische biënnale, opgericht in Amsterdam – waar ook ons hoofdkantoor staat – dat elke twee jaar een innovatief en vooruitstrevend programma presenteert in een nieuwe Europese hoofdstad. Op het gebied van stedenbouw en architectuur, alsmede de transformatie van industriële objecten, zijn we toonaangevend.

Hoofd Bedrijfsvoering

40 uur per week

Ben jij een hoofd bedrijfsvoering dat strategisch denkt en tegelijkertijd hands-on kan handelen in onze Europese cultuurorganisatie? Word je enthousiast van communiceren in diverse talen, werken met mensen met een diverse culturele achtergrond, en werken voor een cultureel project dat elke twee jaar in een andere Europese stad plaatsvindt? Heb je veel ervaring in het oplossen van complexe financiële, juridische en organisatorische zaken (inclusief beleidsontwikkeling) en word je tegelijkertijd enthousiast van een actieve betrokkenheid bij dagelijkse operationele activiteiten om onze organisatie goed te laten lopen? Lees dan verder.

Wat ga je doen?
Manifesta is constant in beweging en heeft onlangs een beleidsplan afgerond waarin de lijnen voor de komende jaren – tot en met Manifesta15 Barcelona in 2024, Manifesta16 Ruhr in 2026 en Manifesta17 in Oekraïne – zijn uitgezet. Hierdoor is er ruimte ontstaan voor een nieuwe functie, namelijk die van hoofd bedrijfsvoering.

In deze functie speel je een cruciale rol in de dagelijkse (financiële) gang van zaken van de organisatie en het verder ontwikkelen van toekomstige projecten. Dit doe je zij aan zij met onze directeur en ons team van afdelingshoofden.

In de periode 2024-2028 spelen naast de dagelijkse bedrijfsvoering een aantal strategische dossiers (waarin je nauw samenwerkt met de directeur) een cruciale rol. Dit zijn onder andere:

• De opzet van een vijfjarig samenwerkingsproject in gezamenlijkheid met tien Europese steden en Oekraïne in 2028.
• Ontwikkelen van trainingen en opleidingstraject voor de efficiënte overdracht van organisatie van gaststad naar gaststad.
• Tienjarig Europees fundraising- en donatieproject om Manifesta in Nederland meer ondersteuning en professionaliteit te geven door extra middelen en reserves aan te boren.
• Opzetten en verder ontwikkelen van het openbare deel van de Manifesta archieven.

Taken en verantwoordelijkheden
Als Hoofd Bedrijfsvoering ondersteun je door jouw werkzaamheden de directeur-bestuurder van Manifesta bij de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden. Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende aspecten, waaronder in het bijzonder het financieel management, contractbeheer, bestuurlijke- en juridische kwesties alsmede HRM. Je vertaalt beleid naar concrete acties en werkprocessen, zorgt voor de uitvoering en evalueert de resultaten. Al deze processen beheers je perfect, zowel in de Nederlandse als de Engelse taal en je bent gewend om in beide talen kortdaad op te treden.

Binnen deze veelzijdige functie zijn je taken en verantwoordelijkheden dus divers en omvatten onder andere:

• De operationele gang van zaken van de organisatie zowel binnen Nederland als binnen Europa. Denk hierbij aan alles wat te maken heeft met de organisatie in een Europese publieksinstelling met een tweejaarlijks podium, waaronder het coördineren en het begeleiden van het werk van een deel van de medewerkers, organiseren van teamoverleg en de coördinatie van huidige en toekomstige Manifesta-steden.
• Ondersteuning van de directeur bij de uitvoering van onderdelen van beleid en strategieën.
• Ondersteunen van de directeur op het gebied van financiën, jaarplannen en juridische vraagstukken. Voorbereiden van en adviseren bij beslissingen op het (brede) niveau van de organisatie.
• Ondersteunen bij alle zaken met betrekking tot Personeelswerving, introduceren, instrueren en begeleiden van (nieuwe) medewerkers.
• Uitvoeren van het HRM-beleid binnen Manifesta, ziekmeldingen, vakantieplanningen, bijhouden en communiceren wijzigingen vanuit HR-beleid en Pensioenen.
• Procesbeheer: het ontwikkelen, beheren en evalueren van bedrijfsprocessen om de efficiency en effectiviteit van de organisatie te verbeteren.
• Documentatiebeheer: beheren van bedrijfsvoerings- en beleidsdocumenten en het bijhouden van beleid- en procedurehandboeken.
• Financieel projectmanagement: het coördineren van specifieke financieel gerichte aspecten van biënnale-projecten zodat deze op tijd en binnen budget worden afgerond.
• Risicomanagement: identificeren en beheren bedrijfsvoering-risico’s en ontwikkelen maatregelen om deze risico’s te beperken.

Wat breng je mee?

• Minimaal hbo- of academisch werk- en -denkniveau, met een passende business opleiding.
• Daarnaast heb je aanvullende trainingen op het gebied van financial expertise/ leiderschap en/of coaching gevolgd.
• Je opgedane kennis heb je aantoonbaar met goede resultaten in de praktijk gebracht, zowel in de dagelijkse aansturing van medewerkers als in projectmanagement en bedrijfsvoering.
• Je hebt zeer uitgebreide kennis en ervaring op het gebied van financiën en affiniteit met internationale culturele projecten.
• Je bent op de hoogte van relevante wet- en regelgeving omtrent deze vakgebieden of maakt je deze materie snel eigen.
• Je beheerst ruim voldoende Microsoft Office programma’s en hebt specifieke kennis van en goede beheersing van Excel.

Wie ben je?
Je hebt een ondernemende en innovatieve houding, schakelt snel en bent stressbestendig. Je geeft op een verbindende manier leiding en kunt goed samenwerken met diverse persoonlijkheden. Je hebt overtuigingskracht en weet zo medewerkers te motiveren en mee te nemen in veranderingen. Je bent communicatief sterk. Je bent helder en beknopt in schriftelijke en mondelinge communicatie, zowel in het Nederlands als het Engels. Je bent nauwkeurig en gestructureerd in je werk, waardoor je in staat bent om complexe taken en projecten met succes te beheren. Je kunt goed prioriteiten stellen en de juiste middelen inzetten om doelen te bereiken. Je bent niet bang om (moeilijke) keuzes te maken. Je begrijpt de bestuurlijke en politieke dynamiek en weet ook hoe je mensgericht en tegelijk effectief kunt opereren binnen een kleine in Nederland gevestigde Europese organisatie.

Wat bieden wij?
Een boeiende en uitdagende rol waarin je een directe impact hebt op de groei en ontwikkeling van onze organisatie. We zijn gevestigd in de Amsterdamse Rijksacademie en eenvoudig bereikbaar per Openbaar Vervoer.

Je start met een tijdelijke aanstelling van een jaar voor 40 uur per week, met bij wederzijdse tevredenheid uitzicht op een vast dienstverband. Een passend salaris op basis van opleiding en ervaring. Voor deze functie is de salaris richtlijn: € 5.725, – bruto per maand bij een volledige werkweek van 40 uur.

Solliciteren
Gelieve uw motivatiebrief en cv vóór 22 december 2023 naar ronnylaokoren@manifesta.org te sturen onder vermelding van ‘Hoofd Bedrijfsvoering’ in uw email.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.