HKU in Utrecht zoekt twee Medewerkers Receptie voor 0,6 of 0,7 fte | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 06-12-2023
Heb jij een gastvrije houding en wil jij het visitekaartje van onze locaties zijn? Houd jij makkelijk je hoofd koel? En heb je een proactieve en flexibele instelling? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Waar ga je werken?
HKU is met ruim 4000 studenten de grootste hogeschool voor de kunsten in Nederland en één van de grootste op kunst, cultuur en creatieve industrie gerichte opleidingsinstituten in Europa. HKU kent een breed aanbod aan opleidingen verdeeld over negen schools.
HKU bestaat omdat het maken van kunst nieuwe perspectieven biedt, inspireert tot prikkelende interacties, en daarmee vorm en betekenis geeft aan de samenleving en de uitdagingen waar zij voor staat. Wij staan als HKU midden in die samenleving en zijn zo divers en inclusief mogelijk. Ons succes staat of valt met de kwaliteit en betrokkenheid van onze mensen en de ideeën die zij hebben. Daarom zijn we nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze organisatie.
Je komt te werken voor één van de twee locaties. Beide locaties hebben hun eigen unieke karakter.
Locatie Nieuwekade/Oudenoord bestaat uit twee gebouwen die op loopafstand van elkaar gelegen zijn. Oudenoord is de thuisbasis van de school Media en de school Kunst en Economie. Ook zijn er verschillende werkplaatsen voor studenten te vinden. Het team services (receptie en servicebalie) bestaat uit vier collega’s en werkt zoals op elke locatie nauw samen met het team beheer. Door hun gezamenlijke ondersteuning kunnen hier verschillende kunstvormen tot uiting worden gebracht. Aan de Nieuwekade bevinden zich het bestuur, diensten, lectoraten, het Centrum van Onderwijs, Onderzoek en Innovatie, plus een deel van de school Kunst en Economie.
Het Utrecht Conservatorium is gevestigd op de Mariaplaats in hartje Utrecht. Op deze locatie bestaat het team services (receptie- en servicebalie) uit zes collega’s, ook hier nauw samenwerkend met het team beheer van de locatie. Samen zorgen zij voor facilitaire ondersteuning aan de gebruikers van de twee monumentale gebouwen waarover het Conservatorium verdeeld is. In deze gebouwen wordt dagelijks muziekles gegeven, veel aan zelfstudie gedaan en er vinden regelmatig concerten plaats.
Medewerkers Receptie
Locatie Nieuwekade / Oudenoord: 0,7 fte
Locatie Mariaplaats (Utrechts Conservatorium): 0,6 fte
werkdagen en -tijden volgens rooster, waaronder één avonddienst per week
Wat ga je doen?
- Jij bent het aanspreekpunt voor alle gebruikers van de gebouwen voor de locatie waar je komt te werken.
- Samen met je collega’s van Services en Beheer ben jij de spin in het web van de locaties. Je zorgt ervoor dat bezoekers gastvrij worden ontvangen, studenten en medewerkers hun weg weten én dat er geen ongenode gasten binnenkomen.
- Je neemt de telefoon op, beantwoordt vragen en verbindt door waar nodig.
- Je verschaft gevraagde informatie aan gebruikers, zowel mondeling als schriftelijk via e-mail.
- Met het digitale roostersysteem weet jij in welke lokalen lessen of overleggen zijn gepland en beantwoord je daar vragen over.
- Je reserveert vergaderruimtes op aanvraag van medewerkers.
- Je handelt (pakket)post af, leent diverse zaken uit en je hebt de regie over de sleuteluitgifte.
Wat breng jij mee?
- Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden en aantoonbare ervaring met computer- en softwaregebruik.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Ook Engels is voor jou geen probleem.
- Een bhv-diploma of bereid deze op korte termijn te halen.
- Je woont in de directe omgeving van de stad Utrecht.
- Je kunt overzicht houden en hebt een proactieve, flexibele instelling.
- Je stelt prioriteiten, blijft bestendig onder druk en kunt snel schakelen.
- Je legt gemakkelijk contacten, bent vriendelijk en gastvrij. Daarnaast ben je in staat op te treden als de situatie daarom vraagt: je kijkt wat nodig is en handelt daarnaar.
Wat bieden wij?
- Arbeidsvoorwaarden zijn conform cao-hbo en bedragen bij een fulltime dienstverband een bruto maandsalaris schaal 5 (€ 2.376,- tot € 3.185,-).
- De aanstelling is voor één jaar, met – bij goed functioneren – mogelijkheid tot verlenging.
- Vakantietoeslag (8%) en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Tijd en faciliteiten voor je professionalisering, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.
- Een goede pensioenregeling, reiskostenvergoeding woon-werk, ouderschapsverlof en nog veel meer.
Wil je meer informatie en/of solliciteren?
- Voor vragen ben je van harte welkom bij Helma van de Veerdonk, Hoofd Services, via helma.vandeveerdonk@hku.nl (voor de vacature bij locatie Mariaplaats Utrechts Conservatorium) en bij Farida Ayojil, Hoofd Services, via Farida.ayojil@hku.nl (voor de vacature bij locatie Oudenoord/Nieuwekade).
- Gebruik deze e-mailadressen uitsluitend voor het stellen van vragen.
- Solliciteren kan tot en met 6 december 2023 via de ‘sollicitatiebutton’.
- De eerste gespreksronde vindt plaats op maandag 11 december 2023. De tweede gespreksronde vindt plaats op vrijdag 15 december 2023.
Een motivatiebrief is niet nodig. Wel ontvangen we graag jouw cv én antwoorden op de volgende vragen, in jouw woorden, zodat wij een goed beeld krijgen van wat jij meebrengt:
- Wat is je motivatie om op deze vacature te reageren?
- Welke HKU-locatie heeft je voorkeur en waarom?
- Wat is je ervaring met het werken op een receptie of balie?
- Wat is jouw beeld van receptiewerkzaamheden in het onderwijs?
- Wat maakt jou uniek?
De vacature wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. In onze selectieprocedure zijn we ons bewust van de verrijkende waarde van diversiteit voor onze organisatie.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over de organisatie: zie onze website.