Tellart in Amsterdam zoekt een Office Manager & Admin Assistent voor 32-40 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: geen
Tellart is een internationale experience designstudio gevestigd in zeer gezellig pand in Amsterdam West. Onze klanten zitten voornamelijk in het buitenland, en we werken aan een grote diversiteit aan projecten in musea, op wereld expo’s, en andere bijzondere plekken. Omdat we blijven groeien zijn we op zoek naar een Office Manager / Administratief Assistent. De office manager beheert de dagelijkse behoeften van de studio en ondersteunt de algemeen directeur.
We zijn op zoek naar een enthousiast en hardwerkend persoon die georganiseerd is, duidelijk kan communiceren, goed in staat is om prioriteiten te stellen en taken op te volgen. In deze functie ben je de contactpersoon voor alle personeelsbehoeften en weet je verzoeken vlekkeloos door te sturen naar de juiste afdeling.
Office Manager & Admin Assistent
32-40 uur per week
Verantwoordelijkheden en taken
De studio beheren
De office manager is echt het hart van de studio. Je zorgt ervoor dat alles zo soepel mogelijk verloopt op de studio, zodat iedereen zich kan concentreren op hun beste werk. Dit doe je middels de onderstaande taken:
- Verwelkomen van bezoekers, beantwoorden van de kantoortelefoon, versturen en ontvangen van post en pakketten
- De contactpersoon zijn voor de praktische behoeften & facilitaire kwesties vanuit het personeel en van het gebouw waarin de studio gevestigd is
- Ondersteunen bij het oplossen van elementaire IT-problemen, waaronder het instellen van vergaderruimten, Google Meet en printers (met training van IT-ondersteuning)
- Boeken van niet-projectgebonden reizen en assisteren bij administratie
- Coördineren van bouwwerkzaamheden in het kantoor (elektra, verwarming, etc.)
- Organiseren van kleine teamevenementen zoals verjaardagen en borrels
- Zorg dragen voor lunch, koffie en andere boodschappen
- Coördineren dat de gemeenschappelijke ruimtes opgeruimd blijven en de lunch klaarstaat, planten water krijgen etc.
Administratief assistent van de algemeen directeur
- Beheren van drukke agenda
- Ondersteuning bij vergaderingen (voorbereiding, aantekeningen, actiepunten etc.)
- Ondersteuning bij screenen en organiseren van e-mails, en het prioriteren van takenlijsten
Wie zoeken we?
- 2+ jaar ervaring in office managent, facilitair management of een administratief ondersteunende rol
- 32-40 uur per week beschikbaar in onze studio in Amsterdam
- Vloeiend Engels en Nederlands
- Goed in prioriteiten stellen en multitasken zonder de details uit het oog te verliezen
- Vasthoudend en assertief
- Toont initiatief en kan goed zelfsturend werken
- Mensenkennis en een gevoel voor humor
- Bekend met Google Drive
- Ervaring met social media of creatieve studio’s is een pre
Werken bij Tellart
We zijn een relatief kleinschalig maar groeiend internationaal team dat nauw samenwerkt; als office manager van Tellart werk je samen met management, ontwerpers, producers en andere teamleden om de studio soepel en effectief te laten draaien. Dit is een belangrijke rol met ruimte om te groeien waar je zult werken met een leuk, gepassioneerd, innovatief en creatief team dat graag hard werkt en speelt.
Wij bieden:
- Een competitief salarispakket op basis van vaardigheden en ervaring
- Een bijdrage aan je zorgverzekering en een pensioenregeling
- 25 vakantiedagen (bij 40 uur) + een extra week vrij met kerst.
- Geweldige centrale locatie in een historisch gebouw met een indie-bioscoop & bar
- Lunch, snacks en drankjes
- Regelmatig teamborrels en groepsactiviteiten
Stuur je cv en een korte motivatiebrief in het Engels naar careers@tellart.com.
Sollicitaties graag in het Engels versturen.
Meer informatie over de organisatie: zie onze website.