Bibliotheek Forum Zoetermeer in Zoetermeer zoekt een Secretarieel Assistent voor 24 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: geen
Bibliotheek Forum Zoetermeer is een participatiebibliotheek. Wij werken nauw samen met diverse partnerorganisaties. Het Forum biedt een laagdrempelige en centrale ontmoetingsplek, dichtbij huis, en voor iedereen. We dragen bij aan de ontwikkeling en het welzijn van Zoetermeerders. Dat doen we door collectie, informatie, deskundigheid en verbinding in te zetten en in samenwerking met onze Forum Partners.
We zoeken per direct een
Secretarieel Assistent (m/v/x)
24 uur per week
Als secretarieel assistent ondersteun je de directie en de teammanagers. Je bent verantwoordelijk voor de agenda’s van de directeur/bestuurder en de beide teammanagers. Je bent de spin in het web, samenwerken is een werkwoord, handig organiseren je kerncompetentie. Je bent een team player. Je doet wat je zegt, bent transparant en gaat vertrouwelijk met zaken om.
Dit ga je doen:
Je ondersteunt het management met secretariële, organisatorische en uitvoerende werkzaamheden. Je kerntaken zijn:
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van in- en externe vergaderingen;
- Het ordenen van Sharepoint en de verzorging van het archief
- Het regelen van facilitaire zaken rondom interne en externe vergaderingen, bijeenkomsten etc.;
- Verzorgen van (vertrouwelijke) correspondentie en verwerken en beoordelen van binnengekomen post/mail;
- Indelen, bewaken en beheren van de agenda van de directieleden, monitoren van de opvolging van afspraken en ervoor zorgen dat informatie die nodig is op tijd wordt aangeleverd of opgevraagd;
- Zoveel mogelijk zelf afhandelen van telefoongesprekken en (spoed)kwesties;
- Aanspreekpunt en vraagbaak voor collega’s
Jouw profiel
Je hebt een secretaresseopleiding op MBO4-niveau, of HAVO plus een secretaresseopleiding en je beschikt over ervaring in een soortgelijke functie. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en je bent ervaren in het notuleren van vergaderingen en verslaglegging op directieniveau. Je kunt goed organiseren en bent ervaren in het werken met Microsoft Office en Sharepoint.
De functie is voor 24 uur per week, € 2.400 – € 3.100 per maand (op basis van een full time-dienstverband).
Reageren
Informatie over deze functie bij de huidige secretaresse Wendy Sterk (wendy.sterk@bibliotheek-zoetermeer.nl); je sollicitatie kun je ook aan haar richten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over de organisatie: zie onze website.