Space & Matter: Officemanager

Space & Matter in Amsterdam zoekt een Officemanager voor 32-40 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: geen



Space&Matter is een Amsterdams ontwerpbureau voor ruimtelijk en strategisch ontwerp in de gebouwde omgeving. Met een integrale benadering werken wij aan complexe opgaven van gebouw tot gebiedsontwikkeling. Duurzaamheid en maatschappelijke impact staan hierbij altijd centraal. Je kent ons misschien van circulaire broedplaats De Ceuvel, Het Sweets Hotel (in de Amsterdamse brugwachtershuisje) en de drijvende wijk Schoonschip.

Naast deze Amsterdamse projecten, die over de hele wereld bekendheid hebben verworven, werken wij in de rest van Nederland en in het buitenland aan projecten die een steentje bijdragen aan een circulaire maatschappij en een inclusieve leefomgeving.

Met onze projecten, concepten en initiatieven willen wij echt game-changing zijn en bijdragen aan een duurzame toekomst. Wij werken daarom graag voor maatschappelijk betrokken opdrachtgevers maar initiëren ook onze eigen initiatieven en ‘ventures’ waarbij wij samenwerkingen aangaan met gelijkgestemde partners.

Naast Space&Matter bevat ons ecosysteem: Common City Development, BoomBuilds, CrowdBuilding en Sumowala.

Samen hebben we de missie om voor 2030 één miljoen vierkante meter “binnen de Donut” te krijgen en nogmaals één miljoen vierkante meter nieuwe natuur te ontwikkelen.

Wij zoeken per directe een Office Manager om ons ecosysteem te versterken!

Officemanager

32-40 uur per week

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor. Je bent de spin in het web van dagelijkse zaken en zorgt er voor dat alles op rolletjes loopt. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve zaken van een aantal van onze ventures en zorg je er samen met onze collega Nathaly voor een fijne sfeer op kantoor.

Jouw verantwoordelijkheden omvatten:
Office management

  • Interne communicatie: kalender, meetings, meeting rooms, lunch, vakanties
  • Voorraad: kantoorartikelen
  • Onderhoud van het kantoor: planten, contact met de huurbaas, organiseren van de schoonmaak, inrichting, sleutels et cetera
  • Post: ontvangen, verspreiden en verzenden van post en pakketjes
  • Attenties: Kerstpakketten, beterschapskaarten, cadeaus et cetera
  • Reizen: tickets & accommodaties boeken, verzekeringen, Visa’s, Parkeren, Greenwheels
  • Verwelkomen van gasten en nieuwe medewerkers

Financiële administratie voor de ventures

  • Inboeken van facturen
  • Opstellen en versturen facturen debiteuren
  • Betalingen doen
  • Exact bijwerken
  • Nabellen van debiteuren/crediteuren
  • Bankrekeningen openen
  • Aanleveren KYC informatie aan bank, notaris, KvK et cetera
  • Declaraties van teamleden

HR voor de ventures

  • Arbeidscontracten opstellen
  • Evaluaties inplannen
  • Salarisadministratie
  • Vakantiedagen bijhouden
  • HR policy monitoren
  • HR papierwerk: formulieren, vakantiedagen, werkgeversverklaringen et cetera
  • HR verwelkomen en helpen opstarten van nieuwe werknemers

Je werkt in een team samen met Nathaly die HR en administratie doet voor Space&Matter en met Sander die Junior Operations Manager is en verantwoordelijk voor IT, processen en de gebruikte tools. Je werkt onder de directe leiding van een van onze partner Tjeerd Haccou.

Over jou

  • Je vindt het belangrijk om van de wereld een betere plek te maken en ziet geld als een middel tot een doel, niet als het einddoel zelf.
  • Je bent professioneel, georganiseerd, neemt initiatief maar bent ook een teamplayer
  • Je vindt het leuk om andere mensen van dienst te zijn en zo te zorgen dat alles op rolletjes loopt
  • Je bent een gastheer/-vrouw die er plezier in schept een fijne sfeer te creëren
  • Je bent proactief en betrouwbaar. Je neemt verantwoordelijkheid voor wat je begint en je doet wat je zegt.
  • Je maakt graag plezier!

Wat we echt willen zien

  • Goede beheersing van de Nederlandse taal en comfortabel met communiceren in het Engels
  • Goede computervaardigheden, Word, Office G-Suite is een pre
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol
  • People skills

Waar we extra blij van worden

  • Ervaring met officemanagement/ -administratie in een creatieve omgeving
  • Ervaring met Exact Online

Wat we bieden

  • Een gedreven, internationaal en multidisciplinair team;
  • Een informele, ongedwongen maar energieke werksfeer;
  • Veel verantwoordelijkheid en de vrijheid om je eigen ideeën te ontwikkelen;
  • Een fijne werkplek in Amsterdam Noord met uitzicht op Schoonschip;
  • Dagelijks een gezonde lunch & regelmatige teamborrels/ -uitjes;
  • Marktconform salaris, 25 vakantiedagen + 5 flexdagen;
  • Fulltime contract, start liefst zo snel mogelijk!

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.