Het Nieuwe Instituut: Bestuursondersteuner

Het Nieuwe Instituut in Rotterdam zoekt een Bestuursondersteuner voor 32-36 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: 26-08-2022



Het Nieuwe Instituut is het nationale museum en instituut voor architectuur, design en digitale cultuur, met een vooruitstrevende agenda voor sociale en ecologische verbetering. In samenwerking met een breed en professioneel publiek beheert het instituut de nationale architectuurcollectie en stimuleert het onderzoek, programmeert tentoonstellingen, lezingen en debatten in binnen- en buitenland. Het geeft prioriteit aan het creëren van een open, stimulerende, vriendelijke en ondersteunende werkomgeving.

Het Nieuwe Instituut zoekt een

Bestuursondersteuner

32-36 uur per week

De kern van de functie is het professioneel en proactief ondersteunen van de bestuurssecretaris en een lid van de Raad van Bestuur (algemeen/artistiek en zakelijk directeur) op secretarieel en administratief vlak en op het gebied van relatiebeheer. Je speelt een centrale rol in de organisatie en vormt de ondersteunende verbinding tussen de RvB, bestuurssecretaris, de managers, en externe relaties. Je bent de gatekeeper van informatiestromen en kent hierin een bewakende en beheersende taak. Je bent onderdeel van het team bestuurssecretariaat en zal samenwerken met een collega-bestuursondersteuner.

Deze functie kent een hoog niveau van organiseren, voorbereiden, vermogen om te multitasken en bieden van optimale ondersteuning. Deze ondersteuning kent verantwoordelijkheden onder andere voor de (soms complexe) agenda van directie, relatiebeheer op directieniveau, het organiseren, voorbereiden en eventueel notuleren van vergaderingen. Je bewaakt processen en controleert deadlines. Relaties worden door jou verwelkomt, hieraan voorafgaand heb je eventueel een reis/vlucht/hotel geboekt. Er vinden altijd ad-hoc-werkzaamheden plaats, prioriteren is daarom belangrijk. Op administratief gebied, bied je onder andere ondersteuning bij het bijhouden van de vergaderplanning, het uitwerken van notulen, zorg je voor beschikbaarheid van stukken en een juiste archivering van documenten.

Wie ben jij?
Je bent gewend te werken op hbo-niveau en hebt bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie. Je bent een echte regelaar en voelt je thuis in de culturele wereld. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en daarnaast grondige kennis van het Microsoft Office Pakket.

Je bent stressbestendig en je kan goed en discreet omgaan met vertrouwelijke stukken. Je werkt zorgvuldig, met oog voor detail en gericht op voorkomen van fouten. Je kan goed anticiperen op allerlei (ad-hoc-)situaties en je overziet situaties en processen in tijd, je hebt hiervoor een oplossingsgerichte denk- en werkhouding. Je vindt het leuk om een spin in het web te zijn waarbij je de rust bewaart. Je kan goed zelfstandig werken maar kan ook goed samenwerken. Je hebt een flexibele werkhouding.

Wij bieden:
Een arbeidsovereenkomst voor een jaar, met mogelijkheid voor verlenging. De functie is gewaardeerd in schaal 8 van de Museum cao. Een prettige werkomgeving in een dynamische organisatie waarin je actief bent met vaste collega’s en een flexibele schil van freelance opdrachtnemers.

Meer weten
Voor vragen over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Mirjam ten Have, bestuurssecretaris 010 440 12 76. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Roos Hamers, HR 010 440 13 26.

Reageren
Sollicitaties (cv + motivatiebrief) kunnen tot en met 26 augustus gestuurd worden.

Het vieren en stimuleren van diversiteit in brede zin (blikrichtingen, denkbeelden, cultuur, leeftijd, gender, seksuele voorkeur, geloof etc.) is een belangrijk aandachtspunt van Het Nieuwe Instituut. Het Nieuwe Instituut streeft overeenkomstig naar een evenwichtig samengesteld personeelsbestand.

Eerste gespreksronde in week 35.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.