Vrije Universiteit Amsterdam: Informatiespecialist

De Vrije Universiteit Amsterdam in Amsterdam zoekt een Informatiespecialist voor 32-38 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: 30-06-2022



Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 30.000 studenten en werken meer dan 5.500 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht.
De dienst werkt daarnaast nauw samen met de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. De dienst is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de VU strategie (Instellingsplan), onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, juridische advisering, documentmanagement en archivering, Public Affairs, bedrijfsvoering, levert procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en draagt inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en oraties. Daarnaast zijn de Ombudsman personeel, de Studentenombudsman, de Internal Auditor en de Functionaris Gegevensbescherming bij BZ ondergebracht.

Wil je bijdragen aan het verbeteren en vernieuwen van digitaal informatiebeheer? Voel je je daarbij als adviseur en ambassadeur als een vis in het water? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Informatiespecialist

32-38 uur per week (0,8-1,0 fte)

Functieomschrijving
De afdeling Documentmanagement en Archief (DMA), 7 fte, binnen de dienst Bestuurszaken heeft een VU-brede verantwoordelijkheid waar het gaat om beleidsvorming, advisering en ondersteuning bij het informatie- en archiefbeheer bij de faculteiten en diensten. Vanuit die verantwoordelijkheid ondersteunt DMA momenteel het programma Digital@VU, dat middels de uitrol van Microsoft 365 de nieuwe digitale werkplek van de Vrije Universiteit creëert.

Makkelijker dan ooit tevoren kunnen bestanden worden gedeeld en samen bewerkt. Om ervoor te zorgen dat beheerfunctionaliteiten optimaal worden benut en er een structuur komt (en blijft!) in digitaal samenwerken, zijn wij op zoek naar een informatiespecialist.

Jouw taken:

  • Je begeleidt, samen met jouw collega’s, veranderprocessen op het gebied van informatie- en archiefbeheer in een complexe omgeving.
  • Je vertaalt technische en vakspecifieke onderwerpen naar begrijpelijke adviezen voor de verschillende eenheden en proceseigenaren binnen de VU en brengt deze in bij (project)activiteiten die zich richten op het verbeteren van het digitale informatie- en archiefbeheer.
  • Je signaleert de behoefte aan werkinstructies, procedures, richtlijnen op het gebied van recordmanagement, bijvoorbeeld in Microsoft 365 en werkt deze uit. Hiervoor ben je op de hoogte van de laatste relevante (software)ontwikkelingen.
  • Je ondersteunt de eenheden met het archiveren, selecteren en vernietigen van digitale dossiers.
  • Je hebt oog en oor voor de wensen van de klant, komt die tegemoet waar dat kan maar je geeft ook grenzen aan.

Functie-eisen
In deze functie is het belangrijk dat je gestructureerd werkt en goede adviesvaardigheden hebt. Je bent een doorzetter en vernieuwer. Daarnaast beschik je over:

  • een afgeronde HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van recordmanagement, informatiemanagement of ICT
  • kennis van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift
  • actuele kennis van en ervaring met systemen met functionaliteit voor het digitaal archiveren en beheren van documenten en dossiers. Kennis en ervaring met M365 en Sharepoint is een pré.
  • relevante werkervaring in een vergelijkbare functie/rol.

Wat bieden wij
Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.979 (schaal 9) en maximaal €4.490 (schaal 10) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Recordmanager 2 en staat open voor ten minste 0,8 fte.
De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Hierna kom je, bij goed functioneren, in vaste dienst.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

  • de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • mogelijkheid tot sparen van vakantiedagen, bijvoorbeeld voor sabbatical leave

Solliciteren
Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 30-06-2022. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:
Naam: Tanja Holt
Functie: Afdelingshoofd Documentmanagement en Archief
E-mail: t.v.holt@vu.nl

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.