Bibliotheek Utrecht: Medewerker Verhuur en Evenementen

Bibliotheek Utrecht in Utrecht zoekt een Medewerker Verhuur en Evenementen voor 24 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime, Tijdelijk | Sluitingsdatum: 10-07-2022



Wij zijn inspirerende, laagdrempelige en waardevrije organisatie, 7 dagen per week open, met een centrale bibliotheek en 12 vestigingen, 1,3 miljoen bezoekers per jaar, 70.000 leden, 2,6 miljoen uitleningen, een uitgebreide programmering met meer dan 2000 educatieve, sociale en culturele activiteiten voor jong en oud.

De Bibliotheek
De Bibliotheek Utrecht heeft in 2020 de deuren van de nieuwe Centrale Bibliotheek op de Neude geopend: een gebouw met verschillende zalen en ruimtes waarin een keur van activiteiten een plaats gaat krijgen. Zowel met eigen programma’s als in samenwerking met partners en burgers in de stad.

Voor deze nieuwe Centrale Bibliotheek zijn we op zoek naar een ervaren medewerker zaalverhuur. Hij/zij brengt kennis en ervaring uit de evenementenbranche mee om het proces rondom zaalverhuur goed te laten verlopen. Het proces van zaalverhuur is niet nieuw voor de Bibliotheek, maar is in De Neude complexer dan we nu kennen. De medewerker zaalverhuur brengt zijn/haar ervaring in en helpt mee om de processen te optimaliseren en efficiënter te maken. Het echte onderscheid zit hem in de details, waarmee wij de verwachtingen van onze gebruikers en bezoekers overtreffen.

De Bibliotheek Utrecht zoekt wegens langdurig verzuim per direct een aanpakker voor de functie van

Medewerker Verhuur & Evenementen

24 uur per week

Wat ga je doen?
Jij

  • behandelt particuliere en zakelijke aanvragen op het gebied van zaalverhuur en intern ruimtegebruik
  • denkt mee over het efficiënt inrichten omtrent procedures van vraag en aanbod
  • kent de behoefte van de interne en externe klanten en sluit aan op hun wensen binnen de gestelde kaders
  • haalt inspiratie uit de unieke omgeving en vertaalt dat in de mogelijkheden
  • verwerkt informatie, aanvragen en reserveringen in Smart Event Manager (SEM)
  • stelt offertes op, verstuurt deze naar de klant en zorgt voor opvolging
  • verwerkt reserveringen, bevestigt afspraken en handelt na afloop van verhuur de administratie volgens afspraken af
  • werkt samen met verschillende afdelingen, leveranciers en opdrachtgevers
  • stelt in SEM werkbrieven op en weet deze werkbrieven te vertalen naar de werkvloer
  • informeert leveranciers over afspraken en bijzonderheden en is aanspreekpunt voor opdrachtgevers en leveranciers tijdens de uitvoer van verhuur en ruimtegebruik
  • bewaakt de klanttevredenheid en lost voorkomende problemen proactief op
  • werkt nauw samen met en ondersteunt de Coördinator Zaalverhuur en Evenementen en vervangt deze in afgestemde gevallen bij afwezigheid

Wat vragen wij?

  • Je hebt ten minste een afgeronde mbo+-opleiding, bij voorkeur op het vlak van evenementenorganisatie
  • Ervaring in horeca- of evenementenbranche, specifiek met zaalverhuur
  • Je bent service-, klant- en resultaatgericht
  • Je beschikt over goede communicatieve, commerciële en administratieve vaardigheden en inzicht in dergelijke processen
  • Je hebt goede organisatorische vaardigheden
  • Je bent accuraat, stressbestendig en denkt oplossingsgericht
  • Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en een hands-on-mentaliteit
  • Je bent proactief, positief en enthousiast
  • Je bent flexibel inzetbaar en ook bereid om als het nodig is in weekenden/avonden te werken (in overleg)
  • Kennis van Smart Event Manager (SEM) is een pre

Wat bieden wij?
De Bibliotheek Utrecht is een organisatie met een grote maatschappelijke ambitie en is voortdurend in verandering. De functie van Medewerker zaalverhuur is ingeschaald in schaal 6 van de cao Openbare Bibliotheken. Het salaris is afhankelijk van het aantal uur per week, kennis en ervaring en bedraagt bij 24 uur per week minimaal € 1.404 en maximaal € 1.915 bruto per maand. We zoeken iemand die zo snel mogelijk kan starten, de eerste 4 maanden voor 24 uur, daarna worden de uren tot eind van het jaar in overleg vastgesteld.

Voor meer informatie over de functie kun je bellen met Lize Janssen, Coördinator Zaalverhuur en evenementen , tel. nr. 06- 397 930 90. Meer informatie over de Bibliotheek Utrecht vind je op www.bibliotheekutrecht.nl.

Is dit op je lijf geschreven? Zorg dan dat je cv en motivatiebrief uiterlijk 10 juli 2022 bij ons binnen is. Je kunt deze onder vermelding van ‘vacature Medewerker Zaalverhuur’ mailen naar vacature@bibliotheekutrecht.nl.

Iedereen is thuis in De Bibliotheek Utrecht. Je valt er nooit uit de toon en je wordt gezien. Dat geldt voor iedereen, dus ook voor de mensen die er werken. Iedereen is uniek en heeft unieke talenten. Juist de verschillen in mensen maken ons een nog betere Bibliotheek. Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent en wat je meebrengt.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.