Huis voor de Kunsten Limburg en Toneelhuis Limburg: Projectcoördinator

Huis voor de Kunsten Limburg en Toneelhuis Limburg in Roermond zoeken een Projectcoördinator m/v/x voor 32 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 05-12-2021



Het Huis voor de Kunsten Limburg barst van de energie, want met onze kennis en hulp kunnen de kunsten en het erfgoed in onze provincie op ons rekenen. We verbinden graag met anderen, bijvoorbeeld met organisaties op het gebied van welzijn en sport. Voor cultuureducatie, cultuurparticipatie, cultureel ondernemerschap en digitalisering steken we graag de handen uit de mouwen.

Met oog voor onze missie – wij ondersteunen als kenniscentrum de amateurkunsten, het erfgoed en de professionele kunsten – bouw je mee aan een onvergetelijke wereld vol cultuur.

Om het team te versterken zijn wij op zoek naar een:

Projectcoördinator m/v/x

32 uur per week

Het Huis voor de Kunsten Limburg is een inclusieve en diverse organisatie. We zijn nieuwsgierig naar jou en vinden het belangrijk dat ons team een afspiegeling vormt van de Limburgse bevolking. In de selectieprocedure wordt hiermee rekening gehouden.

Wat ga je doen?
Voor de helft van de tijd fungeer je als projectcoördinator voor Stichting Toneelhuis Limburg (STL), de provinciale koepelorganisatie voor amateurtoneel. In deze rol organiseer en coördineer je activiteiten/projecten voor de Limburgse amateurtoneelwereld. In nauwe samenspraak met het bestuur van STL en in samenwerking met de nieuwe Denktank Amateurtheater geef je invulling aan activiteiten/projecten die aansluiten bij de behoeftes van de Limburgse amateurtheaterwereld.

De andere helft van de tijd werk je als projectcoördinator voor het Huis voor de Kunsten Limburg. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van alle activiteiten van het Huis. Je ondersteunt onze adviseurs bij de uitvoering van diverse projectvoorbereidingen. Van sessies in Huis tot bijeenkomsten op locatie, webinars en themadagen.

Takenpakket
In een notendop: in beide functies ben je de organisatorische spil binnen de organisatie en de verbindende schakel tussen afdelingen. Dit houdt concreet in:

  • dat je verantwoordelijk bent voor de organisatie en coördinatie van activiteiten/projecten van Toneelhuis Limburg en het Huis voor de Kunsten Limburg;
  • dat je de Denktank Amateurtheater, Toneelhuis Limburg en onze HKL-adviseurs ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van deze activiteiten;
  • dat je organisatorische behoeften vertaalt naar concrete activiteiten en projecten;
  • dat je aanschuift bij vergaderingen;
  • dat je de verbindende schakel bent tussen afdelingen/partners en waar nodig met hen afstemt wat er wanneer precies nodig is;
  • dat je een activiteitenplanning opstelt en bijhoudt en eventuele andere administratieve registratiewerkzaamheden uitvoert;
  • dat je een projectbegroting binnen financieel kader bijhoudt en bijstuurt in overleg met de adviseurs waar nodig.

Wat neem je mee?

  • een afgeronde opleiding op het gebied van evenementen/projectorganisatie (minimaal MBO4);
  • je beschikt over organisatietalent en houdt altijd een scherp oog op de planning en details;
  • je draagt kunst en cultuur een warm hart toe maar houdt je hoofd koel als jouw planning nét even anders loopt en speelt hier flexibel op in;
  • je werkt zelfstandig en functioneert eveneens prima in teamverband;
  • affiniteit met kunst en cultuur in het algemeen en kennis van het amateurtoneel in Limburg in het bijzonder is een grote pre;
  • je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en bent communicatief vaardig;
  • het MS Office pakket kent geen geheimen voor jou;
  • Limburgs dialect verstaan is een pre;
  • bereidheid tot werken in de avonduren of in het weekend.

Hoe kan jouw werkdag eruit zien?
Je start je werkdag met het doorlopen van je email en OneNote en checkt welke ingeplande werkzaamheden voor vandaag op schema staan. Dan schuif je aan bij een overleg waar aankomende projecten besproken worden. Je praat de adviseurs bij over de laatste organisatorische stand van zaken, checkt bij hen of er op punten nog bijgestuurd moet worden en noteert al deze actiepunten voor jezelf.

Na het overleg prioriteer en herzie je waar nodig je planning voor vandaag. Je gaat aan de slag en checkt het aantal aanmeldingen in samenwerking met ons secretariaat. Met je communicatie-collega’s stem je af wanneer de flyers worden geleverd. Samen met de collega’s van de financiën bekijk je of de projectkosten tot nu toe binnen het gestelde budget blijven. Tot slot bel je nog even de contactpersoon van de locatie waar je de zaal hebt gereserveerd en checkt welke techniekinstallatie er is, dit mail je door aan de adviseur.

Na de lunch moet voor een aankomend evenement een aantal zaken voorbereid worden: printen en lamineren van bewegwijzering en het maken en sorteren van de naambadges van de deelnemers, een dubbelcheck op de genodigdenlijst en een bevestigingsmail opstellen voor alle gasten; deze mail overleg je met de adviseurs en afdeling communicatie. Tegen het einde van je werkdag check je je mailbox nogmaals. Urgente zaken pak je gelijk op, andere mails leid je door. Je werkt je to do lijst bij, zodat duidelijk is welke werkzaamheden morgen opgepakt moeten worden. Met een tevreden gevoel ga je naar huis.

Wat bieden wij?
Voor deze functie geldt een aanstelling op basis van 32 uur per week. Het betreft een jaarcontract, met uitzicht op verlenging bij goed functioneren. De werkdagen zijn in onderling overleg. Deze functie wordt ingedeeld in functieschaal 5 van de CAO Sociaal Werk.

Interesse?
Herken je jezelf in bovenstaande? Dan kijken we uit naar jouw motivatie en CV die je t/m zondag 5 december kunt zenden aan Chantal Lambie-Boosten via chantallambie@hklimburg.nl De eerste gesprekken vinden plaats op vrijdag 10 december. De tweede gesprekken op woensdag 15 december. Mogelijk zal er nog gebruik worden gemaakt van een opdracht binnen deze procedure.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.