Stichting Leerorkest en Muziekcentrum Zuidoost: Directiesecretaris/ Personal Assistant

Stichting Leerorkest en Muziekcentrum Zuidoost in Amsterdam zoeken een Directiesecretaris/Personal Assistant voor 0,8 fte | Vacature voor een Betaalde functie; Parttime | Sluitingsdatum: 29-10-2021



Stichting Leerorkest geniet internationale bekendheid en leert in samenwerking met zusterstichting Instrumentendepot Leerorkest duizenden kinderen in het basisonderwijs in Amsterdam samen muziek maken in een symfonisch orkest. Muziekcentrum Zuidoost (MZO) is de bakermat van muziekeducatie in Amsterdam Zuidoost. Naast de vele projecten in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en de brede school verzorgt MZO muzieklessen in vrije tijd. MZO en Leerorkest hebben gezamenlijk diverse naschoolse Wijktalentorkesten verspreid over de stad. Beide stichtingen werken nauw met elkaar samen, zijn gevestigd in hetzelfde pand aan de Hofgeest 139 in Amsterdam Zuidoost en hebben één Management Team.

In verband met het vertrek van de huidige directiesecretaresse zoeken wij per 1 december of zoveel eerder als mogelijk is een

Directiesecretaris/Personal Assistant

0,8 fte

De functie:
In deze uitdagende functie ondersteun je op proactieve wijze de directeur. Je anticipeert op zaken, ordent zaken, plant reizen, denkt met zijn dagelijkse werk mee in ondersteunende zin, coördineert en bewaakt zijn agenda, vormt het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, selecteert en prioriteert in overleg, handelt aanvragen op professionele wijze af en bewaakt de voortgang van zijn alledaagse werkafspraken. Je doet researchwerk ter ondersteuning van de artistieke en productionele werkprocessen.

Je verzorgt de algemene secretariële taken, waaronder agendabeheer, correspondentie en post, telefoon, notuleren van vergaderingen van onder andere het managementteam en de Raad van Toezicht, en het archiveren van diverse documenten. Daarnaast ondersteun je bij projecten, vergaderingen en afspraken met medewerkers en partners. Je draagt bij aan het relatiebeheer van de organisaties en ondersteunt de directeur op actieve wijze bij het onderhouden van externe relaties, zowel op kantoor als op diverse locaties in het land.

De functie-eisen:

  • Je functioneert op HBO-niveau en beschikt over een afgeronde secretariële opleiding of vergelijkbare werkervaring;
  • Daarnaast heb je minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris, office manager of PA in complexe organisaties.
  • Je kunt goed plannen en organiseren, werkt gestructureerd en planmatig en bent goed in staat om het overzicht te behouden en de voortgang te bewaken;
  • Je werkt mee aan een warme en duidelijke cultuur in de organisatie en bent initiatiefrijk, kunt goed zelfstandig werken en je vindt het leuk om met anderen samen te werken;
  • Je bezit goed ontwikkelde contactuele vaardigheden, hebt een klantgerichte en flexibele houding en bent stressbestendig;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Office-pakketten en de Nederlandse taal – zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je bent bereid je werktijden af te stemmen op de werktijden van de directeur. Vertrouwelijkheid, discretie en loyaliteit zijn voor jou vanzelfsprekende waarden.

Ons aanbod:
Het salaris bedraagt minimaal € 2.566 en maximaal € 4.024 euro op bruto fulltime basis per maand conform salarisschaal 8 van de CAO KE. Dit is exclusief 8% vakantiegeld en 5% eindejaarsuitkering. Aanstelling vindt in eerste instantie plaats voor de duur van een jaar, met perspectief op verlenging.

Informatie en procedure:
Als jij jezelf herkent in de bovenstaande functiebeschrijving en je muziekeducatie een warm hart toedraagt, dan ben je meer dan welkom in ons team! Stuur je beknopte motivatiebrief + curriculum vitae graag uiterlijk op 29 oktober naar sollicitatie@leerorkest.nl onder vermelding van de functienaam. Na datum maken we een eerste selectie van kandidaten en ontvang je bericht over het vervolg van de procedure. De eerste ronde gesprekken vinden plaats in de tweede week van november

Voor algemene vragen over de functie, arbeidsvoorwaarden en de organisaties kun je contact opnemen met Esther Mapp, hoofd bedrijfsvoering via emapp@muziekcentrumzuidoost.nl. Voor specifiekere vragen die de inhoud van de functie raken kun je contact opnemen met Marco de Souza, directeur-bestuurder, op 06 46262373.

Op www.muziekcentrumzuidoost.nl en www.leerorkest.nl vind je meer informatie over onze organisaties.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.