De Bibliotheek Amstelland: Management Assistent

De Bibliotheek Amstelland in Amstelveen zoekt een Management Assistent voor 24-28 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 01-08-2021



De Bibliotheek Amstelland is een dynamische organisatie in de gemeenten Amstelveen, Aalsmeer en Uithoorn; 7 dagen per week open, 4 vestigingen in 3 gemeenten, 800.000 bezoekers per jaar (in normale tijden), 36.000 leden, 200.000 verschillende producten, een uitgebreid lesprogramma en een programmering van sociale en culturele activiteiten voor jong en oud. Wij zijn gericht op continu verbeteren om van waarde te zijn en te blijven in een snel veranderende omgeving.

In onze visie zetten we hoog in: we streven naar een 9+ ervaring voor onze klanten. We werken gastvrij, verbindend, eigentijds, inspirerend en met plezier.

Spreekt dit je aan en wil jij jouw expertise de komende jaren met ons delen? Wij zoeken op korte termijn een

Management Assistent

24-28 uur per week

Als Management Assistent ben je de proactieve steun en toeverlaat van de directeur en het MT.

Wat vragen we van je?
Je verzorgt zelfstandig diverse secretariaatswerkzaamheden: agendabeheer en -planning, voorbereiding en opvolging van afspraken, verslaglegging MT-, OR- en RvT-vergaderingen, zorgvuldige afhandeling van correspondentie op directieniveau, beheer (digitaal) archief en de facturatie naar het onderwijs.

Ook bereid je (management) rapportages en beleidsstukken voor en begeleid je de cyclus van subsidieverantwoording qua inhoud en proces.

Tenslotte zorg je ervoor dat de interne communicatie vanuit de directie zo effectief mogelijk verloopt. Je werkt daartoe nauw samen met het team van Marketing en Communicatie.

Je blijft bij tegenslagen creatief naar oplossingen zoeken vanuit de gedachte “hoe kan het wel?”.

Wat maak jij ervan?

  • Je ontzorgt de directeur en het MT door secretariële en organisatorische ondersteuning;
  • Je verzorgt nauwgezette verslaglegging van verschillende interne overleggen van de directeur;
  • Je voelt je prettig in een zelfstandige functie, waarbij een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en inlevingsvermogen;
  • Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, bent stressbestendig en kunt goed overzicht houden;
  • Je overlegt regelmatig met de directeur;
  • Je bent analytisch en nauwkeurig met cijfers;
  • Je bent integer en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend.

Wat neem je mee?

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur secretarieel
  • Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en een flexibele instelling
  • Je hebt kennis van en ervaring met relevante kantoorapplicaties

Je start met een dienstverband voor een jaar. Het salaris is gebaseerd op schaal 7 van de Cao voor Openbare Bibliotheken, minimaal € 2385 en maximaal € 3162 bij een voltijds dienstverband en is afhankelijk van kennis, ervaring en de dienstomvang per week.

Is dit op je lijf geschreven?
Mail dan jouw motivatiebrief t.a.v. Daphne Janson, directeur-bestuurder en stuur die samen met je CV uiterlijk 1 augustus 2021 aan Hester Conen, P&O Adviseur,
hester.conen@matt-talent.nl.

Inhoudelijke informatie kun je inwinnen op donderdag 8 juli tussen 15:00 en 17:00 uur en op dinsdag 13 juli tussen 15:00 en 17:00 uur bij Daphne Janson via
tel. 020-6414126.

De eerste gespreksronde vindt plaats op dinsdag 10 augustus 2021.
De tweede gesprekken vinden plaats op woensdag 18 augustus 2021.
Wij realiseren ons dat het zomervakantieperiode is. Ben je met vakantie in de maand augustus, vermeld de periode dat je afwezig bent dan in je motivatiebrief.

Meer informatie over de Bibliotheek Amstelland vind je op www.debibliotheekamstelland.nl.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.