RAUM: Office Manager / Directie Assistent

RAUM in Utrecht zoekt een Office Manager / Directie Assistent voor 24 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Freelance/ZZP | Sluitingsdatum: 23-04-2021



Wij zijn RAUM, een stadslab gevestigd aan het Berlijnplein in Leidsche Rijn, Utrecht. Nergens in Nederland is er een stadswijk waar in zo’n korte tijd zoveel nieuwe mensen zijn komen wonen. Met exposities en events betrekken we bezoekers en bewoners bij stedelijke thema’s. Bij RAUM ervaar, onderzoek én maak je mee. Zo geven we samen vorm aan het stadsleven van de toekomst.

Stadslab RAUM is op zoek naar een pro-actieve

Office Manager / Directie Assistent

24 uur per week

Stadslab RAUM verbeeldt, bevraagt en onderzoekt de toekomst van ons stadsleven. We maken exposities en programma’s en doen stadsonderzoek naar actuele thema’s zoals eenzaamheid, ongelijkheid en de rol van dieren en de natuur in de stad. Creative placemaking staat aan de basis van onze werkwijze en we werken in co-creatie met bewoners, publiek en andere partijen in de stad. Want RAUM vindt dat de stad pas van iedereen is, als iedereen uitgenodigd is om deel te nemen.

RAUM beheert en programmeert een publiek terrein met een (horeca)paviljoen, makershuis voor residenties en een werkplaats op het Berlijnplein in Utrecht. De interne organisatie van RAUM bestaat uit een directeur, programmamaker, producent, facilitair manager, hoofd marketing & communicatie, communicatiemedewerker en een verhuurmanager. Daarnaast zijn er verschillende freelancers actief en is er een adviesteam aangesteld voor de afdeling programma.

Voor het ondersteunen van het team en de directeur zoeken we een Office Manager / Directie Assistent voor 24 uur per week.

Je zorgt in deze functie voor een goed georganiseerde en gestructureerde administratieve organisatie. Hierin kunnen de teamleden op een structurele manier on- en offline met elkaar samenwerken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor dagelijks reilen en zeilen van het kantoor en voor het administratief ondersteunen van de Manager Commercie, de directeur en de projectteams.

Profiel
Je hebt minimaal een MBO-opleiding afgerond en drie jaar ervaring als office manager, bij voorkeur woonachtig in Utrecht en als zzp’er inzetbaar. Je bent een enthousiaste spin in het web die het gezicht van ons kantoor wil worden en er plezier in schept om te zorgen dat een team kan functioneren. Je steekt graag de handen uit de mouwen, helpt waar je kan, werkt nauwkeurig, houdt van het (re)organiseren en structureren van bestaande en nieuwe processen, zoekt naar de optimale manieren om (online) samen te werken.

We hebben graag meedenkers in het team en er is veel ruimte voor eigen initiatief. Je bent flexibel, betrouwbaar, communicatief sterk, hebt een open, gastvrije houding en brengt structuur aan. Je wilt onderdeel uitmaken van een dynamische, zich ontwikkelende organisatie en voelt je sterk aangetrokken tot de waarden en ambities van RAUM.

Werkzaamheden

  • Je ondersteunt de directeur in het maken van afspraken met externe partijen en het beheren van haar agenda.
  • Je ondersteunt de manager commercie in het onderhouden van contacten met externe partijen en het vastleggen van (verhuur) afspraken.
  • Je ondersteunt de projectteams voor programma op het onderhouden van contacten met fondsen en (financiële) partners en helpt mee in het voorbereiden en afronden van aanvragen.
  • Je bent bedreven in het werken met ondersteunende IT programma’s en kan het werken met deze systemen uitleggen aan je (nieuwe) collega’s. De belangrijkste programma’s waar RAUM nu mee werkt zijn Slack, Drive, Stager, Google Mail, Zoom en Trello.
  • Je bent de eerste contactpersoon voor externen via onder andere mail en telefoon en het inplannen en organiseren van (interne) vergaderingen.
  • Je bent verantwoordelijk voor het inwerken van teamleden met betrekking tot kantoorsystemen en algemene zaken als werkplek, teammeetings, templates et cetera.
  • Je houdt de adressenbestanden bij, zorgt voor een feestelijke verjaardag van je collega’s, bestelt kantoorbenodigdheden, verwerkt en verstuurt poststukken, leest contracten na en verstuurt uitnodigingen.

Aanbod

  • Freelance klus van vooralsnog 24 uur per week met een hoge mate van flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid.
  • Deel uitmaken van een flexibel, gedreven team met de mogelijkheid mee te bouwen aan een bijzondere plek.
  • Een inspirerende omgeving met culturele en zakelijke bedrijvigheid vanuit makers, bewoners, bedrijven, partners en publiek.
  • Vergoeding is op basis van een financiële basisafspraak die in verhouding staat tot de vergoeding van de andere teamleden.

Geïnteresseerd?
Mail je motivatiebrief en beknopte cv naar info@raumutrecht.nl onder vermelding van ‘Sollicitatie office manager / directie assistent’ ter attentie van Larissa Koers.

Sluitingsdatum: 23 april 2021.

De gesprekken vinden (in principe) plaats vanaf 3 mei 2021. Start van de werkzaamheden is zo spoedig mogelijk doch uiterlijk juni 2021.

RAUM wil een inclusieve organisatie zijn. Wij bieden daarom in ons bestuur, team en programma ruimte aan een zo groot mogelijke diversiteit aan mensen om samen te werken aan, en na te denken over, een inclusief toekomstig stadsleven. RAUM streeft daarbij naar een organisatie die een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Utrecht.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.