Chabot Museum Rotterdam: Directiesecretaris / Personal Assistant

Het Chabot Museum Rotterdam in Rotterdam zoekt een Directiesecretaris / Personal Assistant voor 16 tot 20 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 23-04-2021



Het Chabot Museum is als museum voor internationaal expressionisme gehuisvest in een van de mooiste villa’s van Rotterdam; in een parel van het Nieuwe Bouwen in het Museumpark Rotterdam. Het museum beheert een brede collectie werken van de Rotterdamse kunstenaar Henk Chabot (1894-1949) en tijdgenoten en hedendaagse geestverwanten en biedt een kleinschalige rustige museale omgeving waarin volop ruimte is voor een persoonlijke beleving van moderne kunst, moderne architectuur en geschiedenis.

De organisatie is te omschrijven als een flexibele en lerende netwerkorganisatie die tentoonstellingen en activiteiten ontplooit zowel off- als online, en zowel binnen als buiten de eigen muren, in samenspraak met verschillende partners en doelgroepen in Rotterdam en daarbuiten. De verhalen rond het werk en leven van de kunstenaar Henk Chabot en zijn tijd blijken daarbij steeds weer een actuele bron van inspiratie die tot nieuwe verbindingen en inzichten kunnen leiden.

Het Chabot Museum Rotterdam zoekt per direct een

Directiesecretaris / Personal Assistant

16 tot 20 uur per week

Functie-inhoud

  • Ondersteunt de directie van het Chabot Museum Rotterdam.
  • Beheert de agenda van de directie en maakt afspraken binnen en buiten de organisatie, stemt agenda’s af in overleg met andere betrokkenen, schat het belang en de urgentie in en bewaakt deadlines.
  • Voert correspondentie, zoals het redigeren van brieven en het schrijven van e-mails en documenten, stelt zelfstandig correspondentie op waarvan de essentie mondeling is meegedeeld.
  • Organiseert en bereidt overleg / vergaderingen voor en notuleert.
  • Ontvangt bezoekers professioneel en gastvrij.
  • Beheert dossiers, zet (werk-)archieven op en houdt deze bij.
  • Onderhoudt (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over in behandeling zijnde onderwerpen.
  • Administreert en regelt diverse vormen van overleg en planning van vergaderingen.
  • Is bereid andere voorkomende werkzaamheden in een klein team te verrichten (project, tentoonstelling en facilitair gerelateerd).

Functie-eisen en profiel
De kandidaat:

  • Heeft HBO werk- en denkniveau.
  • Is woonachtig in Rotterdam.
  • Heeft werkervaring in het ondersteunen van directie of management.
  • Is bereid om buiten de reguliere werktijden te werken (dinsdag tot en met vrijdag 09:00 tot 13:00 uur) en een keer per maand een weekenddienst te draaien.
  • Heeft affiniteit met kunst en cultuur in brede zin, en is enthousiast om bij te dragen aan een kleinschalige flexibele organisatie.
  • Goede actuele computervaardigheden (Microsoft 365, Word, PowerPoint, Excel).
  • Stelt zich dienstverlenend en flexibel op.
  • Heeft organisatorisch vermogen.
  • Kan een redelijk hoog tempo aan en is stressbestendig.
  • Kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Is sociaal, accuraat en in staat om helder en open te communiceren.
  • Beheerst de Nederlandse taal perfect en het Engels goed in woord en geschrift.
  • Is een attente gastheer of -vrouw.
  • Heeft relativeringsvermogen en gevoel voor humor.

Arbeidsvoorwaarden
Inschaling is mede afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring. Het betreft een aanstelling voor in eerste instantie een jaar, met mogelijkheid tot verlenging. Het museum volgt de Museum CAO.

Het Chabot Museum streeft naar een evenwichtig samengesteld personeelsbestand. Bij gelijke geschiktheid wordt hier rekening mee gehouden.

Reacties kunnen tot 24 april 2021 gestuurd worden aan secretariaat@chabotmuseum.nl ter attentie van mevrouw J.M. Bijlsma, de directeur van het Chabot Museum Rotterdam.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze Chabot Museum | Museumparkvilla’s.