K.F. Hein Fonds: Office Manager

Het K.F. Hein Fonds in Utrecht zoekt een Office Manager voor 16 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 01-10-2020



Het K.F. Hein Fonds vindt het belangrijk dat mensen de regio Utrecht mooier en sterker maken, en dat inwoners de kans krijgen om verder te komen. Daarom steunen we bijzondere initiatieven en individuen met giften, adviezen, prijzen, beurzen en opdrachten. Bovendien brengen we waardevolle projecten graag breed onder de aandacht en denken we mee hoe samenwerking een initiatief kan versterken.

De K.F. Hein Stichting beheert het vermogen dat Karl Friedrich Hein in 1945 naliet.
De K.F. Hein Stichting kent drie commissies en een dochterstichting: het K.F. Hein Fonds, het K.F. Hein Fonds Studie en Individuele Noden, de Kunstcommissie en de Stichting K.F. Hein Fonds Monumenten.

Het K.F. Hein Fonds wil nadrukkelijk meer bieden dan alleen geld. Dat doen we onder andere door mee te denken, kennis op maat te bieden, (media-)aandacht te geven en onze ruimtes te delen. Onder de vlag ‘K.F. Hein Academie’ organiseert het fonds regelmatig workshops, trainingen en informatie- en netwerkbijeenkomsten. Dit doen we in de bibliotheek op de eerste verdieping van ons pand.

Het fonds vindt duurzaamheid belangrijk, ook in het dagelijks werk van de eigen organisatie. Zo kopen we alles zo duurzaam mogelijk in, gaan we zuinig om met energie en gooien we zo min mogelijk weg, maar geven dingen die we niet meer nodig hebben door aan mensen/organisaties die die spullen nog wel goed kunnen gebruiken.

Wij zoeken een

Office Manager

16 uur per week

Doelstelling van de functie
Als Office Manager ben je het eerste aanspreekpunt van het K.F. Hein Fonds en zorg je voor een vriendelijke ontvangst van aanvragers en andere relaties. Je zorgt voor goede telefonische bereikbaarheid. Daarnaast ondersteun je de organisatie met diverse administratieve taken, zoals het maken van afspraken en het bijhouden van adressenbestanden. Ook help je bij het organiseren van diverse evenementen, zowel binnen als buiten het eigen kantoorpand van het fonds.

Over het kantoor en de organisatie
Het kantoor van het K.F. Hein Fonds is gevestigd in een monumentaal pand aan de Maliesingel 28 en beschikt over een fraaie tuin. Op de eerste verdieping van het pand bevindt zich een grote bibliotheek die gebruikt wordt als vergaderlocatie en als ruimte voor workshops, lezingen, concerten en ontvangsten. Kantoorruimte op de eerste en tweede verdieping wordt verhuurd.

Als Office Manager ben je de flexibele spil in een klein team dat momenteel bestaat uit vier andere medewerkers: de directeur en drie projectadviseurs. Je legt verantwoording af aan de directeur als leidinggevende. We streven naar een diverse samenstelling van de organisatie.

Werkzaamheden

  • Telefonisch aanspreekpunt (beantwoorden en doorverbinden)
  • Ontvangst van bezoek (voor afspraken en wekelijks spreekuur)
  • Coördinatie van werkzaamheden aan het pand
  • Contact met en ontvangst van leveranciers
  • Inkomende en uitgaande correspondentie (post en algemene mailbox)
  • Actueel houden van het adressenbestand
  • Verzending van mailings (uitnodigingen, nieuwsbrieven e.d.)
  • Administratie van aanmeldingen voor bijeenkomsten (workshops, borrels, e.d.)
  • Agendabeheer en afspraken inplannen (o.a. voor ruimtes)
  • Ondersteuning bij beheer van het archief (w.o. de catalogus van de bibliotheek)
  • Voorraadbeheer (o.a. kantoorartikelen en boodschappen)
  • Overige huishoudelijke zaken & behandelen van storingen (verwarming, printer/copier, alarm)
  • Planning en organisatie van onderhoud aan het pand volgens het meerjarenonderhoudsplan (een bouwkundig adviseur is inhoudelijk betrokken)
  • Eerste aanspreekpunt voor de huurders van het kantoorpand
  • Planning, voorbereiding en begeleiding van interne en externe evenementen (draaiboek, inkoop)
  • Overige voorkomende werkzaamheden zoals halen van boodschappen voor de gezamenlijke lunch en opruimklussen

Profielkenmerken

  • Een afgeronde MBO+/HBO opleiding
  • Minimaal 1 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
  • Affiniteit met de doelstellingen en werkzaamheden van het K.F. Hein Fonds
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
  • Uitstekende office vaardigheden (m.n. Word, Excel, adressenbeheer)
  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Betrouwbaar, proactief, energiek en professioneel
  • Bij voorkeur woonachtig in de provincie Utrecht

Competenties

  • Je bent kwaliteitsgericht, met oog voor verbetering waar mogelijk
  • Je bent creatief, met nieuwe ideeën en oplossingen
  • Je bent initiatiefrijk, door aan te pakken zonder af te wachten
  • Je bent klantgericht en proactief
  • Je bent flexibel en oplossingsgericht
  • Je bent een organisator, met gevoel voor prioritering en planning

Wat bieden we?
We bieden een afwisselende baan bij een actief en ondernemend fonds en met enthousiaste en betrokken collega’s. Lunch wordt aangeboden. De functie wordt marktconform beloond, met vakantiegeld en een dertiende maand.

Reageren
Meer over het K.F. Hein Fonds is te vinden op www.kfhein.nl. Voor nadere informatie over de functie kun je met ons contact opnemen via 030-2322114.

Je kunt je motivatiebrief en CV mailen naar hein@kfhein.nl, o.v.v. Sollicitatie Office Manager. De sluitingsdatum is 1 oktober 2020.

De eerste gespreksronde staat gepland voor maandag 12 of dinsdag 13 oktober. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, krijg je van ons uiterlijk 5 oktober bericht. De tweede gespreksronde vindt plaats op maandag 19 oktober.

Solliciteer!

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.