MEMO Amsterdam: Consulent / Officemanager

MEMO Amsterdam in Amsterdam zoekt een Consulent / Officemanager voor 12 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Freelance/ZZP | Sluitingsdatum: 31-08-2020



Stichting Memorabele Momenten Amsterdam (MEMO Amsterdam) biedt cultuureducatie voor de allerjongste Amsterdammers. MEMO verzorgt jaarlijks rond 4.000 theatrale, muzikale ervaringen die interactief zijn voor kinderen tussen de nul en zes jaar om hun wereld te vergroten en hun leeromgeving te verrijken, en zo bij te dragen aan hun brede ontwikkeling. MEMO werkt hiervoor met professionele artiesten, die een divers repertoire aan mondiale, volwassen muziek brengen met een grote variatie aan muziekinstrumenten. MEMO biedt de artiesten een intensieve training. Alle producten van MEMO hebben gemeen dat zij nauw aan sluiten op de belevingswereld van kleine kinderen en geïntegreerd worden aangeboden in de vertrouwde omgeving waar zij opgroeien namelijk, op het kinderdagverblijf en de (voor)school, thuis en in de buurt. MEMO betrekt hiervoor ook de ouders. MEMO is hierin in Amsterdam uniek.

Doordat MEMO Amsterdam gebruik maakt van op maat gemaakte software, vergt de uitvoering van de backoffice van MEMO Amsterdam relatief weinig tijd. Bovendien zijn de klanten van MEMO Amsterdam ‘low maintenance’. Klanten hebben wel wat aansporing nodig om de voor ons benodigde (re)acties uit te voeren. Dit wordt deels veroorzaakt door de werkdruk in de kinderopvang. De dienstverlening van MEMO heeft geen ‘hard sell’ nodig. De klanten zijn over het algemeen vriendelijk, open en enthousiast over MEMO. Het verkopen betreft daardoor alleen het informeren, het enthousiasmeren en het opvolgen van deze acties. Om de gewenste resultaten te behalen is tempo hierin wel belangrijk. Hoe zien jouw werkzaamheden eruit?

Consulent / Officemanager

12 uur per week

  • Het verzorgen van kantoor-activiteiten (in stand houden van de goede naamsbekendheid en de grote kring van vaste klanten)
    • Alle voortkomende activiteiten die horen bij de dagelijkse gang van zaken van de stichting.
    • Eerste (telefonische) aanspreekpunt voor alle relaties van de stichting.
    • Contact onderhouden en uitbreiden van activiteiten voor alle klanten (kinderdagverblijven) met minder dan vier locaties.
    • Contact onderhouden met alle muzikanten.
    • Troubleshooting in het geval van problemen.
    • Signaleren van enige verstoringen in de processen richting zakelijk leider / accountmanager.
  • Het bijdragen aan de ontwikkeling van het klantenbestand (binnen bestaand beleid, producten en programma’s)
    • In overleg initiëren van acties richting (potentiële) klanten.
    • Signaleren van kansen voor MEMO Amsterdam richting zakelijk leider / accountmanager.
    • Volgt en signaleert relevante ontwikkelingen op het terrein van de kunstzinnige vorming vanuit de klanten.
    • Zorgt voor monitoring & beoordeling (evaluatieformulieren).
    • Stemt zaken intern af en bewaakt de kwaliteit.
    • Onderhoudt contacten met locatiemanager en anderen binnen de organisatie, zorgt dat de planningsproces afgerond is.
    • Maakt overzichten (database exports) van relevante gegevens voor de zakelijk leider / accountmanager.
  • Het verrichten van (financieel) administratieve werkzaamheden
      • Beheerder van alle klantinformatie in de database (inclusief facturering voor de stichting en beheer archief).
      • Controleert facturen, verwerkt gegevens in de bankrekening en zet de betaling klaar voor zakelijk leider / accountmanager.
      • Ondersteunt bij het opstellen van financiële rapportages.
      • Bewaakt de afspraken met betrekking tot begroting, planning en contract.

We zoeken een freelancer, die beschikt over

  • Affiniteit met (en kennis van) de kinderopvangsector (commercieel en niet commercieel) bij voorkeur in Amsterdam.
  • Passie voor het bevorderen van de ontwikkeling van jonge kinderen door ze in aanraking te brengen met de kunsten.
  • Ervaring in een soortgelijke (commerciële) rol.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Goede ICT-vaardigheden: MS Office en ervaring in het werken met een database.
  • Hoge mate van zelfstandigheid, klantvriendelijkheid én eigen verantwoordelijkheid.
  • Gezond verstand en een mentaliteit van aanpakken.

Persoonlijke eigenschappen

  • Je geniet van je eigen gezelschap (je werkt vaak alleen).
  • Je neem graag de verantwoordelijkheid van een proces, je werkt daarin en draagt bij aan procesontwikkeling.
  • Visueel ingesteld (je zoekt de betekenis in wat je ziet en het verhaal erachter).
  • Geletterdheid met cijfers is essentieel.
  • Je bent een systematische denker, gemotiveerd om de bewaking van procesgericht geordendheid.
  • De controle / overzicht houden van de vele dagelijkse activiteiten van het project geeft rust.
  • Klant vriendelijk / dienstbaar voor huidige klanten + verkoop praatjes en het regelen van het vervolg daarvan komt makkelijk.
  • Goed geheugen en aandacht voor details.

MEMO heeft twee drukke periodes op kantoor: de periodes oktober / november en mei / juni. In deze periodes kan er tot 24 uur per week gewerkt worden. Tijdens andere maanden (exclusief de vakantieperiodes juli, augustus en december) kan er regelmatig 8 uur per week gewerkt worden. Het werk dat MEMO Amsterdam kan tot een bepaalde hoogte flexibel uitgevoerd worden wat betreft werktijden, werklocatie en het aantal uren. Anderzijds wil MEMO Amsterdam bij drukte ook een beroep kunnen doen om meer uren te werken. Dit uiteraard altijd in overleg.

Tarief, betaling en samenwerking
De gevraagde werkzaamheden voor deze wordt op freelance basis aangeboden tegen maximaal € 35,- per uur exclusief btw. Facturatie geschiedt aan het eind van iedere maand met een betalingstermijn van maximaal twee weken. Verwachte gemiddelde inzet: 12 uur x 40 weken x € 35,- per uur = € 16.800 exclusief btw.

Om er zeker van te zijn dat MEMO Amsterdam en de freelancer een goede match zijn, wordt de samenwerking gestart met een meeloopdag. Bij enthousiasme van beide kanten, volgt er een proefmaand. Wanneer beide partijen tevreden zijn over deze eerste periode, volgt er een Overeenkomst van Opdracht voor een periode van drie maanden. Na verstrijking hiervan en naar tevredenheid van beide partijen, is er de mogelijkheid om een Overeenkomst van Opdracht met elkaar aan te gaan voor de periode van minimaal één jaar.

Geïnteresseerd?
Mail dan je CV (of link naar je LinkedIn profiel) met een korte motivatie naar max@memorabelemomenten.nl. Dit kan tot 31 augustus 2020.

Wegens de vakantie zijn we niet telefonisch bereikbaar. Wel zullen we op basis van de CV’s een selectie maken en een aantal kandidaten uitnodigen voor een gezamenlijke introductiemeeting (Q&A) om MEMO beter te leren kennen. Hierbij kunnen alle vragen gesteld worden en kun je op basis van de antwoorden je motivatie verder toelichten.

MEMO onderschrijft de fair practice code en voert een vanzelfsprekend diversiteit & inclusiviteit beleid.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.