Atria, Kenniscentrum voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis: Bestuurssecretaris

Atria, Kenniscentrum voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis in Amsterdam zoekt een Bestuurssecretaris voor 36 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime | Sluitingsdatum: 16-08-2020


Atria is hét Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis die zich inzet voor een gendergelijke samenleving, waarin mensen zoveel mogelijk gelijke behandeling, gelijke rechten en gelijke kansen krijgen. Mensen voelen zich verbonden voelen met elkaar, zodat de lang bevochten mensenrechten daadwerkelijk in praktijk wordt gebracht. Dit doen we door wereldwijd één van de oudste collecties en archieven over vrouwen en gender te verzamelen, te beheren en te delen.

Door wetenschappelijk onderzoek en (beleids)advies over gelijke behandeling van vrouwen en mannen in al hun diversiteit, brengen we de rol van vrouwen en mannen in maatschappelijke en politieke ontwikkelingen in kaart. We monitoren of deze bijdraagt aan de realisatie van gelijke behandeling van én gelijke kansen voor mensen in al hun sociaal-culturele diversiteit.

Ons motto ‘Sharing the past, debating the present and creating the future’ helpt hierin het verleden aan het heden te koppelen en de toekomst te creëren. Dit doet Atria op nationaal en internationaal niveau met een team van dertig medewerkers.

Bestuurssecretaris

36 uur per week

Als bestuurssecretaris vervul je een verbindende functie binnen de organisatie. Je kerntaak is het beleidsmatig ondersteunen en adviseren van de directeur, het managementteam en overige leden van de staf. Je werkzaamheden richten zich op interne, bestuurlijke, organisatorische, juridische en bedrijfsvoeringsprocessen en de organisatiebrede strategie. Daarnaast bevindt jouw werkgebied zich ook in externe, commerciële, strategische en politieke processen. Je ondersteunt de directeur bij het behalen van de organisatiedoelstellingen op basis van de organisatiestrategie, de beleidsplannen en de projecten en programma’s. Jij vervult een monitorende functie en fungeert daarin, op strategisch en beleidsmatig niveau, als rechterhand van de directeur. Jij verbindt de visie en het beleid van de organisatie aan de dagelijkse praktijk. Je vervult daarin een inhoudelijke monitorende positie (in combinatie met de controller die in eerste aanleg financiën en capaciteit monitort) gericht op het realiseren van de organisatie- en programmadoelstellingen. Naast deze inhoudelijke monitorende rol op de voortgang van de programma’s en projecten, ben je vraagbaak op gebied van projectmatig werken, en draag je dat actief uit in de organisatie. Je weet wat er binnen de organisatie speelt en fungeert als bruggenbouwer binnen de organisatie.

Kan jij niet wachten om deze rol te vervullen? Solliciteer dan op deze openstaande vacature van bestuurssecretaris bij Atria, hét Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

  • Jij fungeert, met een sterk ontwikkelde bestuurlijke gevoeligheid, als bestuurlijke en strategische sparringspartner van de directeur. Je ondersteunt de directeur actief in bestuurlijk complexe en politiek gevoelige situaties. Je ondersteunt bij de uitvoering en aansturing van het organisatiebeleid en de bedrijfsvoering.
  • Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de directeur over mogelijkheden, risico’s en knelpunten. Jouw adviezen zijn tijdig en voorzien van argumentatie en onderbouwing en weet deze diplomatiek te communiceren. Je weet verschillende standpunten te verenigen in jouw adviezen zodat verschillende perspectieven vertegenwoordigd zijn. Je adviezen verspreiden zich over een breed scala aan beleidsmatige, inhoudelijke, financiële, maatschappelijke, juridische en politieke ontwikkelingen en good governance onder werpen.
  • Je stelt planningen op, werkt agenda’s uit, zorgt voor de inhoudelijke voorbereiding en coördinatie van bijeenkomsten en vergaderingen. Je stelt beleidsnotities, -adviezen, managementrapportages, jaarplannen, beleidsplannen en jaarverslagen op. Je zorgt voor heldere verslaglegging en bewaakt de opvolging van besluiten, processen, afspraken en planningen.
  • Voorbereiden en opstellen van de rapportages, presentaties, vergaderingen, planningen, agenda’s en agendastukken ten behoeve van de Raad van Toezicht en de Auditcommissie. Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging, archivering en opvolging van de vergaderingen met de Raad van Toezicht en de Auditcommissie. Deze interne vergaderplanning- en structuur wordt door jou opgesteld.
  • Voorbereiden van in- en externe bezoeken, presentaties, bijeenkomsten, rapportages en communicatie van de directeur. Je bereid daarbij ook de agenda en de agendastukken voor, zorgt ter voorbereiding voor een inhoudelijke briefing aan de directeur en verzorgt een heldere verslaglegging.
  • Je faciliteert en adviseert de directeur met betrekking tot de voortgang van onze programma’s, projecten en processen. Je ondersteunt de directeur in het realiseren van management- en beleidscyclus die aansluit bij een projectmatige organisatie. Je stelt voortgangsrapportages en verantwoordingsrapportages op.
  • Je ziet toe op de voortgangsrapportage naar de directeur van alle projecten en programma’s, dit in nauwe samenwerking met de (financieel) controller.
  • Je bewaakt de structurele aanpak van alle programma’s en projecten en zorgt ervoor dat alle informatie geborgd is op de afgesproken standaards binnen Atria
  • Je volgt de externe ontwikkelingen, en zorgt dat bestaande interne richtlijnen indien nodig aangepast worden aan externe ontwikkelingen. Atria houdt zich aan de governance codes, en aan alle regels die worden gesteld aan instellingen die een ANBI-status hebben.
  • Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het Secretariaat en het voeren van voortgangs-, functionerings- en beoordelingsgesprekken met deze staf functionarissen.
  • Samen met het Secretariaat ben je verantwoordelijk voor het realiseren van een professionaliseringsslag binnen het Secretariaat. Jij brengt kennis, ervaring en kunde de organisatie binnen waarin de processen van het Secretariaat gestructureerd en gestroomlijnd zijn georganiseerd. Bij afwezigheid van het secretariaat, spring je incidenteel in om hands-on zaken op te pakken.

Wat zijn de functie eisen?

  • Opleiding op universitair niveau als bestuurssecretaris of academisch werk- en denkniveau. Je beschikt over een aantoonbare juridisch en bedrijfsmatige achtergrond.
  • Je hebt aantoonbare werkervaring, minimaal vijf jaar als Bestuurssecretaris binnen de non-profitsector.
  • Je bent op strategisch niveau werkzaam geweest in de subsidiewereld, subsidiekennis is vereist. Je hebt aantoonbare ervaring in het rapporteren naar subsidiegevers. Je bent op de hoogte van de werking van subsidieregelingen en/of de financieringsvormen bij de overheid.
  • Je bent in staat om op strategisch niveau te opereren en beschikt over bewezen advieskwaliteiten in vergelijkbare rollen en omgevingen (beleid, juridisch, bedrijfsmatig, staf).
  • Actuele kennis over wet- en regelgeving en de vertaling daarvan naar de dagelijkse praktijk.
  • Uitstekende, mondelinge en schriftelijk, beheersing van Nederlands en Engels.
  • Je beschikt over analytisch vermogen, organisatie-sensitiviteit en brengt ook een commerciële blik binnen bij Atria. Je denkt toekomstgericht en ziet kansen en uitdaging voor de organisatie als geheel.
  • Je bent in staat om complexe materie, rapportages en beleidsstukken in klare taal vast te leggen en toe te lichten. Je weet financiële informatie op strategisch niveau te interpreteren.
  • Projectmatig werken is jouw natuur en je hebt opleiding en kennis van Scrum, Agile, PMO, IPMA of Prince2. Je weet de organisatie hierin mee te nemen en een voorbeeldfunctie te vervullen.
  • Je werkt gestructureerd, planmatig en stuurt bij op basis van knelpunten. Tegelijkertijd houd je het hoofd koel wanneer er ad hoc werkzaamheden opgepakt moeten worden. Je gedijt goed met werken rondom deadlines.
  • Onder tijdsdruk of in onverwachte omstandigheden weet jij het gewenste niveau te behouden en resultaten te bewerkstelligen.
  • Je bent zelfstandig, zelfredzaam en zelfsturend. Je bent in staat jezelf te leiden en richting te geven binnen de functie, binnen het Secretariaat en binnen de organisatie. Je opereert resultaatgericht en bent in staat doelen te stellen en te realiseren. Je bent flexibel en weet je aan te passen aan verschillende omgevingen en niveaus. Je hebt organisatorische kwaliteiten, bent oplossingsgericht, denkt een aantal stappen vooruit en bent pragmatisch. Je beschikt over overtuigingskracht, staat stevig in je schoenen en beschikt over uitstekende adviesvaardigheden. Je bent dienstverlenend en krijgt er energie van om collega’s op professioneel en organisatorisch terrein te helpen en ondersteunen. Je werkt precies, gestructureerd en georganiseerd.
  • Je weet waar de prioriteiten liggen en kunt hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Je bent bereid een grote diversiteit aan taken op te te nemen.
  • Je bent een communicator pur sang, je kunt goed luisteren, samenwerken, geeft feedback en bent ook zelfstandig en zelfredzaam. Je beschikt over kwaliteiten om projectmatig werken binnen de organisatie te professionaliseren, en eventuele weerstanden hierin te overbruggen.
  • Je bent een opgewekt persoon, energiek, en straalt werkplezier uit.
  • Je hebt affiniteit met emancipatie, gender en diversiteit en met de wereld van het erfgoed.

Wij bieden

  • Een dienstverband van 36 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op verlenging.
  • Een salaris conform CAO Sociaal Werk 2019-2021, schaal 12 startende op € 3.990,- op basis van 36 uur en de ervaringen die je hebt opgedaan en meebrengt.
  • Een Individueel Keuze Budget bestaande uit 8,11% vakantiegeld en een dertiende maand van 8,96% en een vergoeding van je dagelijkse reiskosten van 60%.
  • Je bouwt pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
  • Met het Loopbaan Budget van 1,5% van je jaarsalaris is het mogelijk om een cursus, training of opleiding te volgen om de ontwikkeling in je functie of op persoonlijk vlak te stimuleren.

Startdatum: zo snel mogelijk.

Solliciteren?
Wanneer jij ervan overtuigt bent dat jij onze Bestuurssecretaris bent ontvangen we graag een motivatie en je CV. Deze zien we graag tegemoet in de mailbox van solliciteren@atria.nl en mag je richten aan HR-manager Leah ter Horst.

Je kunt tot en met 16 augustus 2020 solliciteren en we streven er naar om de eerste gesprekken op 20 of 21 augustus 2020 te plannen. De selectieprocedure bestaat uit meerdere gesprekken met verschillende mensen uit de organisatie. Er zijn in ieder geval twee gespreksronden om te kijken of we bij elkaar passen. De gesprekken zullen plaatsvinden bij ons op kantoor aan de Vijzelstraat 20, 1017 HK in Amsterdam of via Zoom.

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Leah ter Horst. Je mag je vragen mailen naar solliciteren@atria.nl.

Diversiteit
We willen een afspiegeling zijn van de maatschappij en zijn op zoek naar nieuwe collega’s met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen om gezamenlijk een krachtig team te vormen.

Solliciteer!

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.