Vereniging Hendrick de Keyser: Teamleider Secretariaat / Senior Medewerker Secretariaat

Vereniging Hendrick de Keyser in Amsterdam zoekt een Teamleider Secretariaat / Senior Medewerker Secretariaat voor 32 tot 40 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: 14-07-2020


Wil jij het secretariaat van de mooiste monumentenorganisatie van Nederland vormgeven en leiden?

Al meer dan 100 jaar zet Hendrick de Keyser zich in voor het behoud van historische huizen in Nederland. Dit wordt gedaan door panden te verwerven, te restaureren, te verhuren en te onderhouden. Een select aantal wordt opengesteld voor het publiek. De collectie bestaat uit meer dan 430 bijzondere gebouwen uit de 14de tot en met de 20ste eeuw.

Hendrick de Keyser is volop in beweging: het bezit groeit gestaag en de organisatie groeit mee. Er werken meer dan 60 mensen binnen drie Directies: Algemeen, Beheer en Externe Relaties.

Binnen de Directie Beheer is een stafteam secretariaat opgericht, dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van alle secretariële en administratieve aangelegenheden van de organisatie, van postafhandeling tot het notuleren van de bestuursvergaderingen. Om dit stafteam – dat thans vijf secretariële medewerkers telt – vorm te geven, te leiden en te inspireren als meewerkend voorman/ voorvrouw, zoeken wij een

Teamleider Secretariaat / Senior Medewerker Secretariaat

32 – 40 uur per week

Doel:

  • het administratief en secretarieel ondersteunen van de organisatie, inclusief de Directie, het Bestuur, de Raad van Commissarissen, de Algemene Ledenvergadering, de leden en de Vereniging.

De Teamleider Secretariaat is verantwoordelijk voor:

  • het goed organiseren van het secretariaat van de Vereniging, met name wat betreft het inkomende en uitgaande verkeer per e-mail, post of telefoon en de secretariële en administratieve aangelegenheden van de directie en de organisatie;
  • het coördineren van eenduidige archivering en het beheren van het relatiebestand met de NAW-gegevens van debiteuren, zoals leden, ‘huisgenoten’, huurders, schenkers en begunstigers.

De Teamleider Secretariaat draagt zorg voor:

  • de aansturing van het Team Secretariaat ten behoeve van de coördinatie van de secretariële werkzaamheden van de Vereniging, voor het zo optimaal mogelijk functioneren van het kantoor;
  • inzet als meewerkend voorman/voorvrouw, met name bij het directiesecretariaat;
  • het voorbereiden en voeren van functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken met de medewerkers van het Team Secretariaat, in overleg met de Directeur Beheer;
  • de organisatie van de receptie, waaronder bemensing van de receptie en een welkome ontvangst van bezoekers; – de registratie en afwikkeling van de inkomende en uitgaande poststroom, het e-mail- en telefoonverkeer;
  • secretariële en administratieve ondersteuning van de verhuurteams door het plannen van afspraken voor bezichtigingen, aanleveringen en eindinspecties, alsmede het opmaken en verzenden van huurovereenkomsten en andere huurderscorrespondentie;
  • het coördineren, adviseren en begeleiden van de medewerkers van de organisatie over zaken van secretariële aard, waaronder correct e-mailverkeer en eenduidige archivering (dat laatste i.s.m. de IT-adviseur en Archivaris);
  • afstemming met de Teamleider Communicatie over vormgeving en communicatierichtlijnen voor alle uitingen naar derden;
  • de contacten met de drukker en leveranciers van kantoorapparatuur alsmede de inkoop en het beheer van kantoorartikelen;
  • in voorkomende gevallen verrichten van noodzakelijke werkzaamheden voor de gehele organisatie;
  • het rapporteren en de verantwoording naar de Directeur Beheer.

Functie- eisen:

  • Minimaal 5 jaar werkervaring, opleiding HBO / MBO+ niveau;
  • Ervaring in een leidinggevende functie;
  • Heeft kennis van geautomatiseerde gegevens- en tekstverwerking en agendabeheer;
  • Zeer goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, accuraat;
  • Legt gemakkelijk contact met anderen en heeft overtuigingskracht;
  • Planmatig sterk, positief en flexibel.

Wij bieden:

  • een zeer afwisselende werkomgeving; standplaats Amsterdam;
  • veel eigen verantwoordelijkheid en zelfstandig optreden;
  • collegiale werksfeer; goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • een dienstverband voor 32 à 40 uur per week;
  • salarisindicatie € 3.000 tot € 3.500 bruto per maand bij een 40-urige werkweek.

Meer weten?
Neem voor meer informatie over de inhoud van de functie contact op met mw Isja Finaly, Directeur Beheer, via tel. 020 521 06 30.

Reageren?
Sollicitaties, in de vorm van een motivatiebrief met curriculum vitae, kunnen tot 14 juli 2020 o.v.v. ‘Sollicitatie Teamleider Secretariaat’ gestuurd worden naar vanAarle@hendrickdekeyser.nl.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.