AIR: Officemanager

AIR in Rotterdam zoekt een Officemanager voor 24 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum: 05-07-2020


AIR is het architectuurcentrum van Rotterdam. Het daagt uit tot het publieke en professionele gesprek over de architectuur, stedenbouw en landschapsarchitectuur van Rotterdam en de regio. AIR initieert, organiseert en coördineert inhoudelijke activiteitenprogramma’s, waarin wordt gewerkt aan een vitaal architectuurklimaat en aan nieuwe perspectieven op stedelijke vraagstukken. Waaronder debat- en lezingenreeksen, workshops, expertmeetings, stadslabs, cultuuronderwijs, talentprogramma’s ontwerpcompetities en festivals. Enkelen voorbeelden hiervan zijn: de Rotterdam Architectuurprijs, het Stadmakerscongres, de Rotterdam Architectuur Maand lezingenreeksen als Over de Stad gesproken en het Platform Ruimtelijk Ontwerp en FreshAIR.

AIR werkt momenteel met een team van 7 mensen. Daarnaast werkt AIR met externe professionals die net als het team van AIR enthousiast zijn over de stad en met een open en onderzoekende blik werken aan projecten en programmalijnen.

AIR zoekt een:

Officemanager

24 per week

Wat is je toegevoegde waarde?

  • Je bent de spil op kantoor. Je ziet, hoort en regelt alles waardoor je het team en de directie werk uit handen neemt en zij zich kunnen richten op hun doelen. Voordat een collega je iets hoeft te vragen, heb je het al uit jezelf opgepakt: je weet tenslotte wat urgent is en je bent op en top een dienstverlener.
  • Je geniet van een dynamische en informele werkomgeving en zorgt dat complexe agenda’s goed op elkaar zijn afgestemd.
  • Je zorgt ervoor dat de financieel-administratieve ondersteuning op orde is.
  • Je hebt zicht op de in- en uitgaande facturen en als het nodig is, onderneem je actie. Je bent in staat begrotingen te lezen en op te zetten.
  • Je bent onmisbaar voor het team en een steun en toeverlaat voor de directie. Je kunt je eigen werk en het werk van de directie goed organiseren. Zo houd je iedereen op een goede manier scherp. Ook signaleer je belangrijke deadlines voor de organisatie, je houdt reguliere overleggen met partners in de gaten. Je brengt rust doordat de directie erop kan vertrouwen dat je overzicht hebt en oppakt wat nodig is, ook als zaken anders lopen dan verwacht. Hierbij komt jouw improvisatietalent en doorzettingsvermogen goed van pas.
  • Je ondersteunt bij de financiële verantwoording van projecten en bent een belangrijk schakelpunt in de financiële administratie.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt in de organisatie: binnen het team, als managementondersteuning en gericht naar externen. Het onderhouden van contact met externen omvat onder andere onze ICT-leverancier, boekhouder, loonadministratie en assurantiekantoor, leveranciers, het netwerk van AIR en bezoekers van het kantoor. Je zorgt ervoor dat zij zich tijdens elk contactmoment gehoord, gezien en gewaardeerd voelen. AIR is altijd gastvrij.
  • Je bent in staat de community van AIR aangesloten te houden door het inplannen van afspraken, versturen van agenda’s en zorg dragen dat het netwerk weet wanneer en hoe zij samenkomen. Tegelijkertijd ben je ook in staat om de online aanwezigheid van AIR op orde te houden en ondersteun je het team in het beheer van de website.

Wij vragen:
Dat jij jouw werkervaring en je enthousiasme (gemiddeld) 3 dagen per week wilt inzetten voor AIR. Je hebt een achtergrond in het officemanagement en hebt affiniteit met het cultureel domein. Bij voorkeur heb je ook affiniteit met architectuur en ben je woonachtig in Rotterdam. Gezien de zwaarte van de functie en ons werkveld vragen wij een afgeronde hbo-opleiding. AIR wil de stad Rotterdam weerspiegelen. Bij gelijke geschiktheid van kandidaten, weegt ons streven naar diversiteit daarom mee bij de aanstelling.

Wat mag je van ons verwachten?
Een boeiende baan binnen de culturele sector van Rotterdam waarin je alle ruimte krijgt om je talenten in te zetten en die zich ook goed laat combineren met andere zaken die je belangrijk vindt in je leven. Afhankelijk van jouw achtergrond en ervaring doen we je een goed aanbod dat recht doet aan het functieniveau en past bij jouw kennis en ervaring.

Hoe kan je solliciteren?
AIR heeft de begeleiding van de werving en selectieprocedure uitbesteed aan altijdhr . Je kan jouw motivatie en curriculum vitae uiterlijk op 5 juli 2020 sturen aan Marike Bokslag mail: info@altijdhr.nl. De gesprekken staan gepland op donderdag 9 juli 2020 en woensdagochtend 15 juli 2020.

Gezien de strakke planning om de vacature voor de zomervakantie ingevuld te krijgen, bellen we je uiterlijk dinsdag 7 juli 2020 als je wordt uitgenodigd voor een gesprek op 9 juli. De kandidaten die we in eerste instantie niet uitnodigen voor een gesprek houden we voorlopig in portefeuille en informeren we na 15 juli 2020.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.