TheaterMakers Radio Kootwijk: Administratief Productiecoördinator

TheaterMakers Radio Kootwijk in Radio Kootwijk zoekt een Administratief Productiecoördinator voor minimaal 36 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime | Sluitingsdatum: 06-04-2020



Wil jij dagelijks jouw organisatorische en administratieve bijdrage leveren aan TheaterMakers Radio Kootwijk en andere kunstenaars die inspirerende programma’s bieden? Lijkt het je uitdagend om een belangrijk organisatorisch middelpunt te zijn voor een team dat zich richt op diverse langlopende programma’s voor grote organisaties? Programma’s gericht op maatschappelijke en organisatievraagstukken, die via de beleving van kunst aan bod komen. Een functie met de mogelijkheid om jezelf te blijven ontwikkelen, mede door de bijzondere uitdagingen die je, eenmaal in ons team, zult tegenkomen en de contacten met interessante en creatieve mensen? Misschien ben jij dan wel onze nieuwe collega!

Midden in een uitgestrekt natuurgebied op de Veluwe – in Radio Kootwijk, nabij Apeldoorn – bevindt zich De Theaterloods. Ook wel een ‘kuuroord voor de ziel en de zaak’ genoemd. Een bijzondere plek waar dagelijks met kunst, cultuur, natuur en wetenschap impactvolle programma’s worden geboden voor organisaties.

De Theaterloods heeft een eigen theaterzaal met een capaciteit voor 150 personen en beschikt daarnaast over diverse sub-ruimtes en een mogelijkheid voor lunch en diner.

De Theaterloods is ook de thuisbasis van TheaterMakers Radio Kootwijk dat al 20 jaar geëngageerde theatervoorstellingen maakt met een team gerenommeerde acteurs en muzikanten. Voorstellingen op het snijvlak van werk, leven en liefde. Uniek aan TheaterMakers Radio Kootwijk zijn de voorstellingen die in opdracht van en in coproductie met organisaties worden gemaakt. Zo heeft TMRK spraakmakende voorstellingen gemaakt voor o.a. Universitaire wereld, Defensie, De Nationale Politie, het RadboudUMC, Philadelphia Zorg en het Openbaar Ministerie. Veel van de voorstellingen vormen een onderdeel van een groter programma.

Wegens vertrek van een van onze collega’s en wegens functiewijzigingen zijn we voor De Theaterloods en TheaterMakers Radio Kootwijk op zoek naar een nieuwe collega die als organisatorisch middelpunt de dagelijkse organisatorische, pre-productionele en administratieve werkzaamheden op zich wil nemen.

Wij zoeken een energieke

Administratief Productiecoördinator

met grote voorliefde voor plannen, organiseren en documenteren | minimaal 36 uur per week

Over deze functie
Na enkele jaren werkervaring in een organisatorische en administratieve functie begrijp je als geen ander wat je te doen staat wanneer er een vraag gesteld wordt, er een offerte aanvraag binnenkomt of er een productie voorbereid moet worden. Jij organiseert het vanaf je bureau van aanvraag tot en met de afronding en betrekt de collega’s die je hiervoor nodig acht. Jij bent volop in contact met alle betrokken partijen en overlegd met hen om elk nieuw programma met elkaar mogelijk te maken.

Het opvolgen, voorbereiden van de diverse programma’s is het belangrijkste onderdeel van jouw functie. Daarnaast ondersteun je dan ook gelijk in afstemming met de zakelijke directie, bij het zakelijke deel – waaronder de offerte en de facturatie.

Wat er ook op een dag gebeurt; jij blijft kalm in vrijwel iedere situatie; je laat je niet op stang jagen door de drukte en de diverse door elkaar lopende programma’s en projecten. En als je écht focus hebt, stel je daarnaast gerust de prioriteiten vast voor al andere werkzaamheden. En dan alsnog het hoofd koel houden… Lang niet iedereen doet het je na.

Waar ben jij veelal mee bezig?

  • Het voorbereiden (pre produceren) van de diverse voorstellingen en programma’s.
  • Contact onderhouden met diverse spelers, leveranciers, partners, en eventuele
    afstemming met opdrachtgevers.
  • Het beantwoorden en opstellen van mails in de algemene mailboxen.
  • Het ondersteunen van het opstellen van offertes.
  • Opstellen en bijhouden van planningen, detailplanningen per project en de helikopter-overview van alle projecten samen.
  • Het maken van bevestigingen voor partners, spelers en leveranciers.
  • Het ondersteunen bij het verwerken en opstellen van facturen.
  • Uitwerken van stukken en notities.
  • Beheer van agenda’s van de zakelijke en artistieke directie.
  • Het overdragen van de pre productie naar de uitvoerende productieleider op de uitvoeringsdag.

En wat neem je mee?

  • Minimaal HBO denk- en werkniveau.
  • Maatschappelijke betrokkenheid.
  • Planmatig en organisatorisch inzicht.
  • Affiniteit met theater, kunst, cultuur, natuur, wetenschap.
  • Kwaliteit om snel tussen de diverse vraagstukken te schakelen.
  • Gevoel voor prioritering.
  • Een grote dosis energie en zelfstandigheid.
  • Minimaal drie jaar relevante werkervaring.
  • Kennis van- en bekwaamheid in Word, Excel en Powerpoint.
  • Uitstekende contactuele en communicatieve vaardigheden.
  • Redactionele vaardigheden: je schrijft makkelijk en foutloos.
  • Je werkt nauwkeurig in verband met de doorlopende deadlines.
  • Je hebt plezier in het goed laten verlopen van verschillende programma’s, door jouw voorbereiding en coördinatie.

Wij werken vanuit De Theaterloods in Radio Kootwijk. Dat is per openbaar vervoer niet bereikbaar. Het hebben van een rijbewijs en eigen vervoer is daarom noodzakelijk. Het is een pre als je in de buurt woont.

Wat bieden we?
Een uitdagende en unieke functie (minimaal 36 uur) in een ambitieus team op een van de meest bijzondere locaties in Nederland. De functie is per direct beschikbaar. We bieden een plek waar jij jouw kennis en kunde volop kunt inzetten en waar je ruimte hebt voor jouw eigen inbreng en ontwikkeling naar een rol waar jij het beste uit jezelf haalt. Daarbij horen een goede werksfeer, een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Meer weten?
Informatie over bovenstaande functie is per mail te verkrijgen bij Daphne Goudsmit, zakelijk directeur van De Theaterloods en TMRK. Zij is bereikbaar via info@detheaterloods.nl.

Sollicitaties, voorzien van motivatie en CV, kunnen per e-mail gestuurd worden naar info@detheaterloods.nl, ter attentie van Daphne Goudsmit. De sluitingsdatum is op 6 april 2020.

Selectieprocedure
De sollicitatiegesprekken zullen daarna plaatsvinden in De Theaterloods. Ronde 2 zal een vervolggesprek zijn en er zal eventueel een assessment afgenomen worden.

Solliciteer!

Voor algemene informatie over TMRK en De Theaterloods zie onze websites: TheaterMakers Radio Kootwijk & De Theaterloods.