TANK: Office Manager

TANK in Amsterdam zoekt een Office Manager voor 24-40 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Fulltime, Parttime | Sluitingsdatum: geen



TANK is een architectuur- en interieurontwerpbureau met onderscheidende klanten in onder andere horeca, projectontwikkeling, health & beauty. Het TANK-team bestaat uit 23 enthousiaste medewerkers. We zijn gehuisvest in ‘The Station’, een adembenemende studio met uitzicht over het Rembrandtplein. Lijkt het jou leuk om ons team te komen versterken lees dan snel verder wat we zoal nodig hebben.

Een belangrijke schakel bij TANK is iemand die ons ondersteunt bij de dagelijkse gang van zaken, de financiële- en HR-administratie, ofwel een ervaren Office Manager. Ben jij die Office Manager (of directiesecretaresse) en wil je jouw kwaliteiten bij ons inzetten, lees dan hieronder wat we zoal nodig hebben.

Office Manager

24 – 40 uur per week

Werkzaamheden

  • Spin in het web voor de directie
  • Ondersteunen bij taken van de operationeel manager
  • Beheren agenda/ meetings van de directie en operationeel manager
  • Notuleren bij vergaderingen en evaluatie-/ functioneringsgesprekken
  • HR-gerelateerde administratie (verwerken van mutaties in personeelsbestand, opmaken en beheren van personeelsdossier als contracten en overige documenten, verwerken van salarissen, bijhouden ziek- en herstelmeldingen, bijhouden van vakantiedagen personeel)
  • Ondersteunen en aansturen van de boekhouder bij financiële administratie van TANK BV en de administratie van de holdings (maken van facturen, verwerken van betalingen, salarisadministratie, debiteurenbeheer en archiveren administratie)
  • IT- en servermanagement (in samenwerking met externe IT-adviseur)
  • Het wegwijs maken van nieuwe collega’s en ervoor zorgen dat hij/zij direct aan de slag kan op zijn/haar eerste werkdag (regelen van een werkplek en -computer, aanmaken accounts, geven van studio-tour, doornemen handboek)
  • Verantwoordelijk voor alle overige office managementtaken en administratie
  • Coördineren van award inzendingen, lezingen, fotoshoots en pers-aanvragen (in samenwerking met de externe PR-adviseur)
  • Het aansturen van onze Host en overnemen van haar werkzaamheden bij afwezigheid zoals, facility management, ervoor zorg dragen dat het kantoor er te allen tijden representatief uit ziet, stroomlijnen van in- en uitgaande post, aannemen telefoon, verwelkomen van gasten, bestellen en coördineren lunch, aanschaf van kantoorartikelen, contactpersoon leveranciers, organiseren van bedrijfsuitjes, verjaardagen, beheren aan- en afmeldingen sportabonnementen, et cetera)

Profiel werknemer

  • Je beheerst Nederlands en Engels uitmuntend
  • Je hebt ervaring in het bieden van ondersteuning aan de financiële-, HR-, IT-afdeling
  • Je hebt ervaring op de Mac en beheerst het Office-pakket
  • Je bent zeer goed georganiseerd, kan snel schakelen en werken met strakke deadlines
  • Je bent een harde werker en stressbestendig
  • Je hebt een proactieve houding, bent zelfstandig en hebt een hands-on mentaliteit
  • Je bent positief, nauwkeurig, professioneel, representatief, vrolijk en behoudt altijd overzicht
  • Je hebt affiniteit met architectuur en interieur
  • Je bent 24-40 uur per week beschikbaar
  • Je bent woonachtig in Amsterdam

Vereiste werkervaring
Minimaal 3 jaar als Office Manager of Directiesecretaresse in een dynamische, liefst creatieve omgeving. Kandidaten met ruime ervaring in financiële en HR-administratie hebben een streepje voor.

Opleidingsniveau
Hbo- werk- en denkniveau.

Wat bieden wij
Wij bieden jou een open, positieve, informele en dynamische werkomgeving met superleuke collega’s, een prachtige studio met balkon midden op het Rembrandtplein en een hoge mate van verantwoordelijkheid. Afhankelijk van jouw opleiding en werkervaring bieden wij een marktconform salaris. De werksfeer is informeel, open en ambitieus.

Interesse?
Stuur dan je motivatie, cv en foto naar jobs@tank.nl ter attentie van Sanne Schenk.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.