HarperCollins Holland: Office Manager

HarperCollins Holland in Amsterdam zoekt een Office Manager voor 32 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime, Tijdelijk | Sluitingsdatum: 29-09-2019


HarperCollins Holland is een innovatieve uitgeverij gevestigd te Amsterdam. De uitgeverij is sinds 1975 actief op de Nederlandse markt en is sinds 2014 onderdeel van HarperCollins Publishers, de één na grootste uitgeverij ter wereld. We zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid in het boekhandelskanaal, mede dankzij het uitgeven van bestsellers van lokale en internationale topauteurs zoals Karin Slaughter, Charles den Tex, Jeroen Windmeijer, Heather Morris, Daniel Silva, Julie Kagawa en Marieke Nijkamp. Onze uitgaven zijn te vinden in allerlei verkoopkanalen en op allerhande platforms. Op ons kantoor in Amsterdam werken ongeveer 30 mensen in een hecht, hardwerkend en gezellig team.

In verband met het aanstaande (zwangerschaps)verlof van onze huidige Office Manager zijn wij voor een periode van vijf maanden op zoek naar een nieuwe Office Manager.

Office Manager

32 uur per week

De Office Manager is de centrale persoon op kantoor, die ervoor zorgt dat alle secretariële, administratieve en facilitaire processen effectief en efficiënt verlopen. De Office Manager draagt zorg voor het creëren en in stand houden van de positieve sfeer op het kantoor, voor zowel collega’s als onze gasten. Ook zorgt de Office Manager ervoor dat collega’s toegang hebben tot alle middelen die ze nodig hebben om hun taken en werkzaamheden zorgeloos te kunnen uitvoeren.

Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden?

  • Post en e-mail afhandelen, het aannemen van de telefoon en het verzorgen van een warm welkom van gasten.
  • Effectief managen van voorraden en (kantoor)benodigdheden (boodschappen, kantoorartikelen, schoonmaakartikelen, et cetera).
  • Het beheren van de personeelsadministratie (verlofdagen, ziekmeldingen, adressen et cetera).
  • Het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten en events op kantoor en daarbuiten.
  • Het aanspreekpunt zijn voor het team met betrekking tot ondersteunende taken.
  • Het beheren van werkplekken, toegangspassen, sleutels en vergaderruimtes.
  • Het beheren van archieven en adressenbestanden en het verzorgen van eventuele correspondentie.
  • Het helpen bij het beantwoorden van lezersvragen die binnenkomen via de lezersservice.
  • Contactpersoon voor schoonmakers en verhuurder.

Wat voor iemand zoeken we?

  • HBO werk- en denkniveau. Minimaal een relevante MBO opleiding (niveau 4).
  • Minimaal twee tot drie jaar relevante werkervaring in een secretariële en servicegerichte functie.
  • Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
  • Ervaring met het werken voor meerderde interne klanten of afdelingen.
  • Ervaring met projectmatig werken en kennis van Office (Word, Excel, PowerPoint).
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • Een teamspeler die van aanpakken houdt.
  • Affiniteit met lezen en boeken is een pre.

Wat bieden wij aan?

  • Een uitdagende en afwisselende functie als ‘spin in het web’ van ons kantoor.
  • De ruimte om echt het verschil te maken, in een internationaal bedrijf vol ambitie en groeipotentieel.
  • Zelfstandig werk in een sterk en gemotiveerd team dat gezamenlijk succes realiseert en viert.
  • Een aantrekkelijk salaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Persoonlijk Keuze Budget (PKB), een goede pensioenregeling, volledige reiskostenvergoeding, een uitgebreid pakket aan verzekeringen, extra vrije dagen en korting op diverse extra’s.
  • De cao voor het Uitgeverijbedrijf is van toepassing. Het salaris is afhankelijk van je ervaring, leeftijd en opleidingsachtergrond.

Wat is de procedure?
Graag ontvangen wij je sollicitatie inclusief motivatiebrief en cv (pdf-formaat) uiterlijk op 29 september 2019 via onderstaande link. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Erik Jager (Human Resources) via 06-55720076. In verband met de start van het verlof van onze collega is de uiterste startdatum 1 november 2019.

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.