Nationaal Comité 4 en 5 mei: Secretaresse

Het Nationaal Comité 4 en 5 mei in Amsterdam zoekt een Secretaresse voor 32 uur per week | Vacature voor een Betaalde functie, Parttime, Tijdelijk | Sluitingsdatum: 01-10-2019



Het Nationaal Comité geeft richting aan de zingeving van herdenken en vieren en aan het levend houden van de herinnering aan de Tweede Wereldoorlog. Het comité organiseert de Nationale Herdenking op 4 mei en de Nationale Viering van de Bevrijding op 5 mei. Daarnaast adviseert en ondersteunt het comité bij de organisatie van andere herdenkingen in het land en ontwikkelt het voorlichtingsprogramma’s en publiekscampagnes. Tevens initieert het comité educatieve programma’s en voert het toegepast onderzoek uit op het gebied van herdenken en vieren. Hiermee heeft het comité zich in steeds sterkere mate ontwikkeld tot hét expertisecentrum op het gebied van herdenken en vieren in Nederland.

Werken bij het Nationaal Comité vereist een scherp bewustzijn van het bijzondere karakter, de maatschappelijke verantwoordelijkheid, de zichtbaarheid en de daarmee samenhangende werkwijze van het comité. Het comité investeert in de medewerkers door het bieden van betekenisvol werk, waardering en ontwikkeling.

In 2020 is het 75 jaar geleden dat het Koninkrijk der Nederlanden werd bevrijd. In het kader van deze viering organiseert het Nationaal Comité tussen augustus 2019 en oktober 2020 een aantal landelijke evenementen. In dat kader is versterking nodig op de afdeling secretariaat en is het comité op korte termijn op zoek naar een (tijdelijk) secretaresse.

Secretaresse

32 uur per week

Het Nationaal Comité 4 en 5 mei zoekt een enthousiaste collega met secretariële ervaring die in staat is flexibel te opereren in een afwisselende bestuurlijke en een productionele omgeving. Je werkt in een team, bent klantgericht en laat je niet snel van de wijs brengen. In deze functie kom je te werken binnen het secretariaat, bestaande uit drie personen. De secretaresse verricht secretariële activiteiten ten behoeve van de gehele organisatie. Je biedt samen met collega secretaresses ondersteuning aan de organisatie.

Je houdt je onder andere bezig met het beantwoorden van de telefoon, het verwerken van post en het klaarzetten en voorbereiden van vergaderingen en besprekingen. Je denkt mee over het optimaliseren van processen (opzetten, structureren, verbeteren) en fungeert als eerste aanspreekpunt. Daarnaast zorg je voor het inplannen van afspraken en het nabellen hiervan. Deze werkzaamheden dien je grotendeels zelfstandig uit te voeren, maar ook in samenwerking met de betreffende verantwoordelijke collega’s. Je woont in de directe omgeving van Amsterdam en bent flexibel in de werktijden.

De functie

  • Office management / Facilitaire zaken
    • voorraadbeheer van onder andere kantoorartikelen en keuken;
    • onderhoud kantoorpand, sleutelbeheer, alarm et cetera;
    • coördineren van ICT, telefonie et cetera;
    • planning vergaderingen;
    • regelen catering, lunches, bloemen, felicitaties et cetera;
    • administratie van kleine kas en declaraties directie en bestuur;
    • telefoonverkeer, follow-up en archiveren van alle relevante stukken
    • verwelkomen van gasten;
    • zelfstandig afhandelen en beantwoorden van schriftelijk  correspondentie, inkomende e-mail en telefoon;
    • bijhouden aan- en afmeldingen uitnodigingen;
    • Invoeren van contactgegevens in CRM systeem;
    • verantwoordelijk voor een verzorgd kantoor.
  • Ondersteuning directiesecretariaat
    • plannen en organiseren van afspraken / bijeenkomsten;
    • voorbereiden overleggen en ondersteuning bestuursvergaderingen;
    • logistieke voorbereidingen van externe afspraken bestuursleden en directie;
    • correspondentie, verslaglegging en verwerken van vergaderstukken in SharePoint;
    • eindredactie van uitgaande documenten.

Profiel

  • Een afgeronde HBO(+) of Schoevers opleiding en minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
  • Goede kennis van relevante automatiserings- en registratiesystemen.
  • Een sterke persoonlijkheid en flexibel tijdens een hoge werkdruk en sterk wisselende omstandigheden, stelt daarbij de juiste prioriteiten.
  • Representatief en beschikt over goede sociale vaardigheden, en een dienstverlenende instelling.
  • Is goed in plannen, organiseren en resultaat gericht.
  • Heeft een hands-on mentaliteit, en is initiatiefrijk.
  • Beschikt over uitstekende communicatie vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk.
  • Heeft een perfecte beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Is een teamspeler die accuraat, correct en zelfstandig werkt.

Als medewerker van het comité wordt tevens het volgende van je verwacht

  • Verricht ondersteunende taken op 4 en 5 mei.
  • Toont affiniteit met en is betrokken bij de missie en het werk van het Nationaal Comité.
  • Communiceert open en constructief.
  • Gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
  • Is in staat om samen te werken en beschikt over inlevingsvermogen.
  • Neemt verantwoordelijkheid en is bereid zich persoonlijk te ontwikkelen.
  • Voert besluiten loyaal uit en stelt het belang van de organisatie voorop, bereid om werkzaamheden uit te voeren, ook buiten de eigen functie.
  • Neemt initiatief om werkzaamheden te verbeteren, te vernieuwen of uit te breiden en is gericht op kwaliteit.
  • Heeft een sterk gevoel voor politieke verhoudingen.

Wij bieden
Een veelzijdige en uitdagende functie in een bijzondere organisatie met uitstekende arbeidsvoorwaarden, cao Sociaal Werk (Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening) schaal 6/7, inschaling afhankelijk van kennis en ervaring. De informele werkomgeving biedt je de gelegenheid initiatieven te tonen en verantwoordelijkheid te nemen. Het betreft een aanstelling voor een half jaar, met mogelijke verlenging tot en met oktober 2020.

Ben je enthousiast en voldoe je aan het profiel, stuur dan voor 1 oktober 2019 een motivatiebrief en cv naar sollicitatie@4en5mei.nl onder vermelding van ‘vacature secretariaat’.

Het Nationaal Comité 4 en 5 mei streeft naar meer diversiteit onder haar medewerkers. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een kandidaat met een migratieachtergrond.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Heidi Verlaan, directiesecretaresse 020-718 3500

Solliciteer!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de organisatie: zie onze website.