Museum Kranenburgh – Office Manager

Vacature | Organisatie: Museum Kranenburgh | Functie: Office Manager | Plaats: Bergen NH | Omvang: 32 uur | Sluitingsdatum: 28/01/2019


Museum Kranenburgh is een dynamisch museum in kunstenaarsdorp Bergen waar hedendaagse en historische kunst wordt getoond en dat jaarlijks zo’n 60.000 bezoekers trekt. De organisatie van het museum bestaat uit een klein team van medewerkers en meer dan 150 vrijwilligers, aangestuurd door een directeur-bestuurder. Voor de ondersteuning van de organisatie en alle werkprocessen, voor een perfect georganiseerd kantoor en ter ondersteuning van de interne communicatie zoekt Museum Kranenburgh een

Office Manager

(32 uur per week)

Over de functie
Als office manager draag je zorg voor een professionele ondersteuning van de werkprocessen: je ondersteunt de directeur en de collega’s met een up-to-date digitale administratie en handelt voorkomende vragen en verzoeken af. Je draagt zorg voor het kantoor en bent de spil in het contact tussen de vrijwillige medewerkers op de museumvloer en de staf. Je werkt hierin samen met de floormanager. Je verdeelt je uren over de week en bent incidenteel flexibel beschikbaar op avonden en in weekends voor activiteiten en openingen. De Office Manager legt verantwoording af aan de directeur en werkt nauw samen met de floormanager, het hoofd facilitair en de stafmedewerkers.

Voornaamste werkzaamheden

  • secretariële ondersteuning van de directeur, de stafmedewerkers en Raad van Toezicht (agendabeheer, organiseren, verslaglegging, actielijsten);
  • zorgdragen voor een soepele gang van zaken in de kantoorruimtes; beheer van de voorraad kantoormiddelen;
  • het coördineren van de vrijwilligersinzet samen met de floormanager en het zo nodig vervangen van de floormanager hierin (adressenbestanden, nieuwsbrieven, informatie);
  • het ontvangen van gasten;
  • het ondersteunen van de organisatie van events en openingen;
  • administratieve ondersteuning van begunstigersactiviteiten;
  • administratieve ondersteuning en voortgangsbewaking van de fondsenwerving;
  • administratieve ondersteuning van de personeelsadministratie en financiële administratie;
  • verwerking inkomende post/ algemene e-mail, archivering;
  • coördineren van (e-)mailings.
  • het beheer van het CRM-systeem, adressenbestanden en van de netwerkaccounts;
  • ontplooien initiatieven voor kwaliteitsverbetering in diverse ondersteunende processen (onder andere CRM).

Jouw profiel
Je bent een teamspeler, communicatief en organisatorisch vaardig. Je hebt een scherp oog voor relatiebeheer. Je bent representatief, accuraat en hebt een positieve en enthousiaste persoonlijkheid. Je voelt je thuis in een culturele omgeving. Je hebt ervaring in office management en je bent goed thuis in de geavanceerde functies van MS Word (opmaak, mail merge), het gebruik van digitale media, beheer van CRM-systemen en (digitale) archivering. Je bent woonachtig in de regio Bergen of omgeving. Je kunt je uitstekend uitdrukken in het Nederlands en het Engels.

Wij bieden

  • een inspirerende werkplek in het hart van Bergen;
  • een plezierige werksfeer in een gemotiveerd team;
  • ruimte voor vernieuwende ideeën, initiatief en experiment;
  • bij voorkeur een inzet verdeeld over vier dagen in de week;
  • een salaris conform Museum cao, afhankelijk van de meegebrachte ervaring;
  • een aanstelling voor de duur van een jaar, met mogelijkheid tot verlenging.

Interesse?
Om te solliciteren naar deze functie stuur je uiterlijk maandag 28 januari een cv en motivatie naar sollicitatie@kranenburgh.nl. De eerste gesprekken vinden plaats in week 6. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Angelika Bisseling via communicatie@kranenburgh.nl of telefoonnummer 072 – 589 89 27.

www.kranenburgh.nl


, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,